A menudo se confunde el «tracking» con el «tracing» logístico. Además de la similitud fonética, ambos conceptos hacen referencia a la trazabilidad de una mercancía. Sin embargo, se trata de dos tipos de seguimiento diferentes. ¿Cómo se definen y cuáles son sus retos? ¿Con qué herramientas se pueden implementar? En este artículo aclaramos la distinción entre ambos conceptos, sus casos de uso y las tecnologías que permiten ponerlos en práctica.
La trazabilidad se ha convertido en un pilar de la logística moderna. En un contexto de cadenas de suministro cada vez más largas, internacionales y fragmentadas, saber en todo momento dónde se encuentra una mercancía y de dónde procede ya no es un lujo, sino una necesidad operativa, comercial y, en algunos sectores, legal.
El «tracking»: definición e importancia
El «tracking» es la posibilidad de determinar el estado de un envío, la ubicación y el estado de un producto o de una unidad logística en cualquier momento de su recorrido hasta su destino final. El seguimiento permite conocer todas las etapas que recorre un producto desde el inicio hasta el final de su transporte y, por lo tanto, calcular su plazo de entrega.
Dicho de otro modo, el tracking mira hacia adelante: responde a la pregunta «¿dónde está mi mercancía ahora y cuándo llegará?». Se apoya en información actualizada de forma continua a medida que el envío avanza por la cadena de transporte.
El seguimiento responde a dos retos principales:
- La calidad del servicio y la satisfacción del cliente: la posibilidad de ofrecer al cliente visibilidad sobre la fecha de entrega de su mercancía supone una ventaja real y contribuye a su satisfacción. También es un elemento que le da tranquilidad respecto al transporte de su pedido. Además, esta visibilidad permite reaccionar con mayor rapidez en caso de problema o retraso.
- Las exigencias de la gestión de flujos ajustados: para las actividades que funcionan con flujos ajustados, disponer de visibilidad sobre la fecha de llegada de la mercancía es indispensable para anticipar las existencias en función de las necesidades.
El «tracing»: definición y retos
El rastreo es la posibilidad de reconstruir el recorrido exacto de un producto concreto para identificar su origen (materias primas, operaciones realizadas, personas implicadas). Permite explorar todas las etapas por las que pasa el producto desde su creación hasta su entrega final.
A diferencia del tracking, el tracing mira hacia atrás: responde a la pregunta «¿por dónde ha pasado este producto y de dónde procede?». Su valor reside en la capacidad de reconstruir el historial completo de un artículo o de un lote a posteriori.
El rastreo responde a tres retos principales:
- La investigación de las causas de un problema de calidad: en caso de litigio o de que se detecte un problema de calidad, la empresa debe ser capaz de comprender sus orígenes para corregir el error y evitar que la situación se repita.
- Las obligaciones normativas: algunos sectores sensibles desde el punto de vista de la salud pública tienen, desde hace varios años, la obligación legal de garantizar la trazabilidad de sus productos (por ejemplo, el sector agroalimentario o el farmacéutico). En caso de que se active una alerta sanitaria, la empresa debe poder identificar el origen del problema y retirar del mercado los productos contaminados.
- Optimización logística: el uso de todos los datos de trazabilidad permite identificar problemas recurrentes y puntos de mejora para corregirlos y garantizar una mayor eficiencia logística.
Tracking y tracing: dos tipos de trazabilidad de un producto
El seguimiento (tracking) y el rastreo (tracing) corresponden, por tanto, a la trazabilidad de un producto desde dos perspectivas diferentes. En el caso del seguimiento, el objetivo es tener visibilidad sobre el futuro y anticiparse mejor a él. En el caso del rastreo, el objetivo es tener visibilidad sobre el origen para comprender una situación.
La siguiente tabla resume las principales diferencias entre ambos conceptos:
| Criterio | Tracking (seguimiento) | Tracing (rastreo) |
|---|---|---|
| Perspectiva temporal | Hacia el futuro | Hacia el pasado |
| Pregunta principal | ¿Dónde está y cuándo llega? | ¿De dónde viene y por dónde pasó? |
| Objetivo | Anticipar e informar | Comprender y corregir |
| Caso de uso típico | Seguimiento de la entrega, plazos | Retirada de lotes, análisis de calidad |
| Momento de uso | En tiempo real, durante el transporte | A posteriori, tras un incidente |
Ambos son complementarios: una trazabilidad completa combina la visibilidad en tiempo real del tracking con la capacidad de reconstrucción del tracing.
Existen otros tipos de trazabilidad. De hecho, está la trazabilidad logística interna, que abarca las etapas que recorre el producto en la cadena de producción hasta su envío. Esto incluye, en particular, el seguimiento en el almacén logístico. Por su parte, la trazabilidad externa abarca todas las etapas del transporte de la mercancía una vez que sale de la empresa. De ahí la importancia de contar con un sistema de identificación común a todos los actores de la cadena de suministro, incluso a los externos a la empresa.
El seguimiento y el rastreo se basan en la recopilación de diversos datos (ubicación, producto, temperatura, humedad…) relativos a los flujos de mercancía que entran y salen de la empresa. A continuación, estos datos se centralizan y organizan para poder localizarlos fácilmente en caso de búsqueda.
¿Por qué es tan importante la trazabilidad?
Más allá de las definiciones, invertir en trazabilidad aporta beneficios concretos a lo largo de toda la cadena de suministro:
- Mejora de la experiencia del cliente: la información de seguimiento reduce las consultas al servicio de atención al cliente y aumenta la confianza en la marca.
- Reducción de las pérdidas y de los robos: saber dónde se encuentra cada unidad limita las desapariciones y facilita la recuperación en caso de incidente.
- Cumplimiento normativo: en sectores regulados, una trazabilidad sólida evita sanciones y permite responder con rapidez a las auditorías o a las alertas sanitarias.
- Optimización de las operaciones: el análisis de los datos históricos revela cuellos de botella, retrasos recurrentes y oportunidades de mejora.
- Gestión eficaz de las devoluciones: una identificación precisa acelera el tratamiento de la logística inversa y el reingreso al stock.
Los sectores en los que la trazabilidad es determinante
Aunque toda empresa logística se beneficia de la trazabilidad, algunos sectores la consideran indispensable:
- Agroalimentario: cadena de frío, fechas de caducidad y gestión de lotes ante posibles alertas sanitarias.
- Farmacéutico y sanitario: control estricto del origen, la temperatura y la integridad de los productos.
- Automoción y aeronáutica: seguimiento de piezas y componentes críticos para garantizar la seguridad y facilitar las retiradas.
- Comercio electrónico: seguimiento del pedido en tiempo real como argumento comercial y factor de fidelización.
- Productos de lujo: lucha contra la falsificación y garantía de autenticidad a lo largo de toda la cadena.
¿Cuáles son los medios y herramientas de seguimiento y rastreo?
La trazabilidad de un producto es posible gracias a tres elementos:
Los sistemas de identificación única y estandarizada
En lo que respecta a la identificación única y estandarizada de productos, lotes o unidades de manipulación, los dos sistemas más conocidos son:
- el código de barras;
- el sistema RFID (identificación por radiofrecuencia).
Esta tecnología se basa en etiquetas que contienen un chip dotado de memoria interna capaz de almacenar datos sobre el producto. A continuación, este chip se comunica con sensores mediante ondas de radio.
En cuanto a los medios de transporte, se utiliza la matrícula del camión, el número del barco o el número de vuelo. Los operarios que han interactuado con la mercancía también se identifican por su nombre o su número de identificación (por ejemplo, el preparador de pedidos o el conductor del camión).
Todos estos elementos de identificación permiten garantizar una trazabilidad extremadamente precisa.
Los sistemas de recogida y registro de datos
Una vez identificados los distintos elementos, es necesario poder recopilar toda la información relativa a ellos para transmitirla a las herramientas de centralización y tratamiento de datos. Estos sensores de datos permitirán, en última instancia, conectar la realidad con el mundo digital.
Entre ellos se encuentran, por ejemplo:
- el lector de códigos de barras;
- los sensores de temperatura y humedad;
- las balizas GPS;
- las cámaras;
- las balizas beacon;
- los lectores o arcos RFID.
En entornos menos automatizados y digitalizados, es decir, en la mayoría de las empresas, la recopilación de información corre a cargo de los operarios. Por lo tanto, su implicación a lo largo de toda la cadena de suministro es indispensable para garantizar una buena trazabilidad. De hecho, es necesario asegurarse de que puedan consultar e introducir fácilmente la información relativa a su ámbito de competencia en las distintas herramientas de tratamiento de datos. La generalización progresiva de la automatización reduce la dependencia de las herramientas respecto al factor humano, pero aún queda un largo camino por recorrer.
Los sistemas de tratamiento de los datos recopilados
¿De qué sirve recopilar datos si no se utilizan? Ahí es donde entran en juego los programas de gestión de la cadena de suministro. Su función principal es, en primer lugar, centralizar los datos y almacenarlos de forma ordenada. A continuación, estructuran la información para que los distintos actores de la cadena de suministro puedan aprovecharla. Por último, permiten compartir los datos entre los agentes logísticos, ya sean internos o externos a la organización. Algunos ejemplos de software de cadena de suministro que garantizan la trazabilidad de los productos son:
- los ERP;
- los WMS;
- los TMS;
- las plataformas de visibilidad en tiempo real del transporte (RTTV).
Y el TMS es una de las soluciones más utilizadas por los profesionales de la logística. Al igual que una torre de control, un TMS como Shiptify reúne todos los datos en un único lugar y los comparte de forma continua con los equipos. Es precisamente este aspecto colaborativo y centralizado el que permite no perder de vista la actividad logística. Con Shiptify, las mercancías disfrutan así de una trazabilidad mucho mayor.
Buenas prácticas para reforzar la trazabilidad
Para sacar el máximo partido de estas herramientas, conviene adoptar algunas buenas prácticas:
- Estandarizar la identificación: utilizar un sistema de codificación común (por ejemplo, los estándares GS1) para que todos los actores hablen el mismo «idioma».
- Centralizar los datos en una única plataforma: evitar los silos de información entre almacén, transporte y servicio al cliente.
- Automatizar la captura de datos siempre que sea posible: reducir la introducción manual limita los errores y acelera el proceso.
- Formar a los equipos: la calidad de la trazabilidad depende en gran medida de la implicación de los operarios sobre el terreno.
- Compartir la información con los socios externos: transportistas, proveedores y clientes deben poder acceder a los datos pertinentes en tiempo real.
En definitiva, dominar el tracking y el tracing significa transformar una obligación operativa en una verdadera ventaja competitiva: más control, más confianza y más eficiencia a lo largo de toda la cadena de suministro.
