Medir, supervisar e informar con datos precisos es necesario para identificar las áreas de mejora, crear una mejor experiencia para el cliente e incrementar la rentabilidad.
¿Cuáles son las acciones que deben implementarse para conseguirlo? El primer paso consiste en identificar los indicadores clave de rendimiento. El segundo es reunirlos en un cuadro de mando que facilite su seguimiento y análisis.
Identificar los KPI importantes
A continuación, encontrará algunos de los KPI más relevantes en el ámbito de la cadena de suministro.
Estos indicadores permiten saber qué medir para mejorar el rendimiento de los procesos internos, de los proveedores y de los prestadores de servicios logísticos.
Cash-to-Cash Cycle Time (CCCT)
El Cash-to-Cash Cycle Time es el tiempo medio necesario para convertir los recursos invertidos en efectivo.
Este ciclo comienza cuando la empresa adquiere o financia sus inventarios y finaliza cuando recibe el pago correspondiente a la venta de esos inventarios.
El CCCT se calcula a partir de tres indicadores financieros:
- Days Inventory Outstanding (DIO): días de inventario.
- Days Sales Outstanding (DSO): plazo medio de cobro a clientes.
- Days Payable Outstanding (DPO): plazo medio de pago a proveedores.
DIO + DSO - DPO = CCCT
Cuanto más bajo sea este indicador, menos tiempo permanece inmovilizado el capital en el ciclo operativo.
Aunque se trata de una medida financiera, el CCCT proporciona información relevante sobre la eficiencia global de los procesos de la cadena de suministro.
Tasa de pedidos perfectos
La tasa de pedidos perfectos es el porcentaje de pedidos entregados de forma completa, puntual, sin incidencias y con una documentación exacta y completa.
Este indicador está directamente relacionado con la satisfacción global del cliente, aunque los criterios que definen un pedido perfecto pueden variar según la empresa y el sector.
Tasa de cumplimiento de pedidos
La tasa de cumplimiento de pedidos representa el porcentaje de pedidos ejecutados correctamente en el primer envío, sin necesidad de realizar expediciones posteriores para completar el pedido.
A menudo se desglosa en indicadores adicionales, como:
- Tasa de cumplimiento de líneas: porcentaje de líneas de pedido ejecutadas en el primer envío.
- Tasa de cumplimiento de unidades: cantidad de unidades entregadas frente a la cantidad total solicitada.
Plazo de entrega (lead time)
El lead time hace referencia al tiempo medio que transcurre entre la fecha en la que el cliente realiza un pedido y la fecha de entrega efectiva.
Si el Cash-to-Cash Cycle Time aumenta mientras el lead time disminuye o se mantiene estable, puede ser necesario analizar otros factores, como la gestión de las deudas, los créditos o los inventarios.
Número de días de inventario
La mayoría de los gestores buscan mantener unos niveles de inventario ajustados y utilizar el capital de la forma más eficiente posible.
Cuando el dinero permanece inmovilizado en productos almacenados, no puede utilizarse para otros fines de la empresa.
Una fórmula habitual para calcular los días de inventario es:
Días de inventario = inventario medio / coste de los bienes vendidos por día
Aunque normalmente se prefiere un valor bajo, las disrupciones en la cadena de suministro pueden llevar a algunas empresas a mantener mayores niveles de inventario para reducir el riesgo de desabastecimiento.
En determinados contextos, prevenir una falta de stock puede ser más importante que mantener un inventario mínimo.
Rotación de inventario
La rotación de inventario está relacionada con el número de días de inventario. Ambos indicadores muestran la eficiencia con la que se asignan y utilizan los recursos.
Para calcular la rotación de inventario, se divide el coste de los bienes vendidos durante un periodo entre el inventario medio de ese mismo periodo:
Rotación de inventario = coste de los bienes vendidos / inventario medio
En este caso, un valor más alto suele indicar que el inventario se gestiona de forma eficiente, aunque debe interpretarse teniendo en cuenta el sector y el tipo de producto.
Motivos de devolución
Las devoluciones de clientes pueden generar una disrupción importante en la cadena de suministro. Consumen tiempo y recursos y suelen estar asociadas a una experiencia negativa del cliente.
Analizar los motivos de devolución permite identificar las causas del retorno de los productos.
Las devoluciones pueden clasificarse en diferentes categorías, como:
- Producto dañado.
- Producto defectuoso.
- Producto incorrecto.
- Producto que el cliente ya no necesita.
- Problema de entrega.
Un valor anormalmente elevado en una de estas categorías puede indicar un problema que debe investigarse y corregirse.
On-Time Delivery (OTD)
El OTD (On-Time Delivery) corresponde al porcentaje de pedidos entregados a tiempo sobre el total de pedidos de un periodo determinado.
En un entorno de gran incertidumbre y competencia, la puntualidad de las entregas se ha convertido en un factor crítico.
El OTD se calcula dividiendo el número de pedidos entregados dentro del plazo prometido entre el número total de pedidos:
OTD = pedidos entregados a tiempo / total de pedidos × 100
Shipped On Time (SOT)
La diferencia respecto al OTD es que esta métrica mide el porcentaje de pedidos que han sido expedidos a tiempo.
La diferencia entre los resultados del SOT y del OTD puede ayudar a identificar si el problema se encuentra en la preparación y expedición o en el transporte y la entrega final.
Costes de la cadena de suministro como porcentaje de las ventas
Diferentes factores pueden incrementar el coste de gestión de la cadena de suministro.
Por ejemplo, los fabricantes pueden verse obligados a acelerar los envíos de materias primas para entregar a tiempo un pedido. Esto puede encarecer el proceso, especialmente cuando los proveedores aplican tarifas más elevadas a los servicios urgentes.
Estos sobrecostes reducen la rentabilidad.
Este indicador mide el total de los costes de la cadena de suministro como porcentaje de las ventas durante el mismo periodo:
Costes de la cadena de suministro (%) = costes totales de la cadena de suministro / ventas totales × 100
Implantar un cuadro de mando logístico
Aunque cada organización puede priorizar diferentes KPI, todas comparten una necesidad: reunir los datos relevantes en un cuadro de mando logístico.
Un cuadro de mando logístico permite monitorizar y medir el rendimiento de la cadena de suministro.
También facilita:
- La visualización de los datos clave de la cadena de suministro.
- La identificación de tendencias.
- La detección de problemas potenciales.
- La toma de decisiones basada en datos.
- El seguimiento de las áreas de mejora.
Además, puede contribuir a mejorar la comunicación y la colaboración entre los diferentes departamentos de la empresa, así como con clientes y proveedores.
Muchas herramientas de gestión de la cadena de suministro ofrecen cuadros de mando con actualización de los KPI en tiempo real.
Esta actualización automática convierte el cuadro de mando en una herramienta de apoyo a la toma de decisiones y permite reaccionar con rapidez ante situaciones problemáticas.
Cualquier organización que reciba y almacene inventarios o materias primas y posteriormente envíe productos a sus clientes debe gestionar eficazmente su cadena de suministro.
Por ello, los responsables deben comenzar por identificar los KPI que mejor reflejen el rendimiento de la empresa y después integrarlos en un cuadro de mando accesible para las personas que necesiten utilizar esta información.
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