Medir, supervisar e informar con datos precisos es necesario para comprender dónde realizar mejoras y así crear una mejor experiencia para el cliente, al mismo tiempo que se incrementa la rentabilidad. ¿Cuáles son las dos acciones que deben implementarse en la organización para conseguirlo?
Identificar los KPI importantes
A continuación encontrarás los KPI más relevantes en el ámbito de la cadena de suministro, que te permitirán entender mejor qué medir con el fin de aumentar el rendimiento de los procesos internos, de los proveedores y de los prestadores de servicios.
Cash to Cash Cycle Time (CCCT)
El Cash to Cash Cycle Time es el tiempo medio necesario para convertir los recursos en efectivo. Este ciclo comienza en el momento en que se compran los inventarios y finaliza cuando se recibe el dinero por la venta de esos inventarios.
El CCCT se mide con tres parámetros financieros:
- Days of inventory (DOI): días de inventario
- Days of payables (DOP): días de deudas con proveedores
- Days sales outstanding (DSO): plazo medio de cobro a clientes
DOI + DOP - DSO = CCCT
Cuanto más bajo sea este número, mejor. Aunque se trata de una medida financiera, dice mucho sobre la eficiencia global de los procesos de la cadena de suministro.
Tasa de pedidos perfectos
La tasa de pedidos perfectos es el porcentaje de pedidos entregados de forma completa, puntual, sin incidencias y con una documentación exacta y completa.
La mayoría de las organizaciones consideran que este es el KPI más importante de la cadena de suministro, ya que está directamente vinculado con la satisfacción global del cliente.
Tasa de cumplimiento de pedidos
La tasa de cumplimiento de pedidos representa el porcentaje de pedidos ejecutados con éxito en el primer envío, lo que significa que no son necesarias expediciones posteriores para completar un pedido.
A menudo se desglosa en medidas adicionales, como:
- Tasa de cumplimiento de líneas: número de líneas de pedido ejecutadas en el primer envío.
- Tasa de cumplimiento de unidades: cantidad de cada línea de pedido ejecutada frente a la cantidad total pedida.
Plazo de entrega (Lead Time)
El lead time hace referencia al tiempo medio (en días) que transcurre entre la fecha en que el cliente realiza un pedido y la fecha de entrega real.
Si el Cash to Cash Cycle Time aumenta pero el lead time disminuye o se mantiene estable, puede haber problemas en la gestión de deudas, créditos o inventarios.
Número de días de inventario
La mayoría de los gestores prefieren mantener niveles de inventario mínimos, lo que significa ser lo más eficientes posible con los recursos de capital. Si el dinero está inmovilizado en el inventario, almacenado en el almacén, no puede utilizarse en otros fines.
Para calcular esta medida, se divide el inventario disponible entre el consumo medio diario.
Aunque normalmente se prefiere un valor bajo, en los últimos años se ha producido un cambio de mentalidad debido a las disrupciones en la cadena de suministro provocadas por la pandemia de coronavirus y por tensiones geopolíticas.
En algunos casos, eliminar el riesgo de posibles faltas de stock tiene más sentido que mantener inventarios demasiado reducidos.
Rotación de inventario
Este dato es muy similar al número de días de inventario. Ambas medidas muestran la eficiencia en la asignación de recursos.
Para calcular la rotación de inventario, se divide el coste de los bienes vendidos durante un periodo específico entre el nivel medio de inventario en ese mismo periodo.
En este caso, un valor más alto significa que se está gestionando el inventario de manera eficiente.
Motivos de devolución
Pocas cosas generan más disrupción en la cadena de suministro que las devoluciones de clientes. Consumen tiempo, dinero y casi siempre van asociadas a una experiencia negativa del cliente.
Los motivos de devolución son una medida que describe las causas que llevaron al retorno del producto. Para monitorizarlo, puedes clasificar las devoluciones en distintas categorías, como «dañado», «defectuoso», «ya no necesario», etc.
Un valor anormalmente alto en alguna de estas categorías indica un problema que debe resolverse.
On Time Delivery (OTD)
El OTD (On Time Delivery) corresponde al número de pedidos entregados a tiempo sobre el total de pedidos en un periodo determinado.
Hoy en día, la mayoría de las empresas tienen dificultades para responder a la demanda de los clientes en un entorno de gran incertidumbre en la cadena de suministro, por lo que la entrega puntual se ha vuelto crítica.
Con tanta competencia, si no puedes proporcionar lo que el cliente necesita lo más rápido posible, buscará otra opción.
El OTD se mide calculando el porcentaje de pedidos entregados como máximo en la fecha prometida. Se divide el número de pedidos puntuales entre el número total de pedidos.
Shipped On Time (SOT)
La diferencia respecto al OTD es que esta métrica mide el porcentaje de pedidos que han sido expedidos a tiempo. La variabilidad entre entregas puntuales y expediciones puntuales indica un problema de transporte o logística.
Costes de la cadena de suministro en porcentaje de las ventas
Diversos factores pueden incrementar el coste de gestión de la cadena de suministro. Por ejemplo, es habitual que los fabricantes aceleren los envíos de materias primas para poder entregar a tiempo un pedido, lo que encarece el proceso. Además, si los proveedores saben que necesitas la mercancía con urgencia, pueden aplicar precios más altos. Estos sobrecostes reducen la rentabilidad.
Esta métrica controla el total de dinero gastado en costes de la cadena de suministro en porcentaje sobre las ventas totales en el mismo periodo.
Implantar un cuadro de mando logístico
Aunque las organizaciones puedan tener distintas preferencias sobre los KPI más relevantes para ellas, existe una necesidad común que comparten todas: reunir todos estos datos en un cuadro de mando logístico.
Un cuadro de mando logístico permite monitorizar y medir el rendimiento de la cadena de suministro de una empresa. Facilita la visualización de datos clave de la supply chain, la identificación de tendencias y problemas potenciales, y la toma de mejores decisiones para mejorar la eficiencia de las operaciones.
También puede contribuir a mejorar la comunicación y colaboración entre los distintos departamentos de la empresa, e incluso con clientes o proveedores.
Hoy en día, muchas herramientas de gestión de la supply chain ofrecen cuadros de mando logísticos con actualización de KPI en tiempo real. Se convierten así en una herramienta de apoyo a la toma de decisiones aún más potente e interesante para los responsables logísticos. Además, esta actualización automática de datos permite reaccionar con rapidez ante situaciones problemáticas.
Cada organización que recibe y almacena inventarios o materias primas y posteriormente envía productos a sus clientes debe gestionar eficazmente su cadena de suministro. Los directivos deben empezar identificando los KPI que mejor reflejen este rendimiento en función de sus necesidades específicas.
Cada organización debería considerar la implantación de un cuadro de mando logístico que integre las métricas de la cadena de suministro y proporcione esta información en tiempo real a los responsables que la necesiten.
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