El transporte de mercancías en Europa depende en gran medida de documentos en papel, que a menudo varían según el país y el modo de distribución. Esta complejidad da lugar a errores, retrasos, sobrecostes y una importante carga administrativa para los transportistas, los cargadores y las autoridades aduaneras.
Para hacer frente a esta situación, la Unión Europea está implantando un nuevo enfoque normalizado de la información sobre el transporte, con el objetivo de facilitar los intercambios, armonizar los datos y reducir la burocracia. Se trata del eFTI.
En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre el eFTI en logística y transporte, desde su marco normativo hasta su calendario de implantación, pasando por las obligaciones y las ventajas operativas para cada actor.
¿Qué es el eFTI?
El eFTI es un marco normativo europeo que permite a los agentes logísticos facilitar información en formato electrónico, de forma estandarizada y reconocida por las autoridades. En la práctica, consiste en sustituir los documentos en papel por datos digitales fiables, interoperables y accesibles en caso de inspección, en cualquier lugar de la Unión Europea.
Origen del término «Electronic Freight Transport Information»
La sigla eFTI significa «Electronic Freight Transport Information», es decir, en español, «información electrónica relativa al transporte de mercancías». Se refiere tanto al contenido de los datos logísticos (albaranes, información de carga, itinerarios, partes implicadas) como al marco técnico y jurídico que regula su intercambio digital entre empresas y autoridades.
Marco normativo europeo
El eFTI se basa en el Reglamento (UE) 2020/1056 del Parlamento Europeo y del Consejo, adoptado el 15 de julio de 2020.
Este texto establece un principio clave: cuando una empresa opta por transmitir su información en un formato electrónico conforme, los organismos administrativos de los Estados miembros están obligados a aceptarla.
Los objetivos del Reglamento son claros:
- armonizar los datos a escala europea;
- reducir los trámites administrativos y los controles presenciales;
- garantizar la interoperabilidad entre sistemas y entre los actores públicos y privados.
eFTI frente a otros estándares digitales europeos
En este caso, el objetivo no es añadir una capa administrativa adicional, sino crear una base común de datos reconocida normativamente.
- El e-CMR es un documento digital específico del contrato de transporte.
- El EDI y las API propietarias estructuran los intercambios bilaterales o sectoriales.
- El eFTI define un estándar europeo de referencia, independiente de las soluciones técnicas.
Por lo tanto, esta normalización es complementaria a los sistemas TMS, WMS o APS, que ya generan los datos necesarios. El reto consiste en lograr que estos datos sean conformes, utilizables y compartibles dentro de un marco normativo común.
¿Cuándo entró en vigor la normativa eFTI?
Se prevé una implantación progresiva con el fin de dar tiempo a los Estados miembros y a los agentes económicos para que adapten sus sistemas de información y sus procesos.
Las fases de la implantación del eFTI
A continuación se presenta el calendario de implantación del eFTI (fuente: la Comisión Europea):
- 15 de julio de 2020: adopción del Reglamento (UE) 2020/1056 por parte del Parlamento Europeo y del Consejo.
- Agosto de 2020: entrada en vigor jurídica del Reglamento.
- 2021-2023: elaboración de los actos de ejecución y los actos delegados que definen los conjuntos de datos, los formatos técnicos y los requisitos de certificación de las plataformas eFTI.
- 21 de agosto de 2024: fecha de aplicación jurídica. Las administraciones públicas deben aceptar la información eFTI transmitida a través de plataformas certificadas.
- A partir de 2025: generalización progresiva del uso operativo en los Estados miembros, en función de su nivel de preparación.
- Enero de 2026: las plataformas certificadas pueden comenzar a funcionar.
- 9 de julio de 2027: está prevista la plena aplicación obligatoria, de modo que todas las autoridades estén obligadas a aceptar la información electrónica a través de plataformas certificadas.
Tanto para Francia como para el resto de países de la Unión, el reto ahora radica en lograr una interoperabilidad real entre los sistemas nacionales y las plataformas eFTI certificadas.
Obligaciones de los Estados miembros frente a obligaciones de las empresas
Lo que debe hacer cada actor.
| Actores | Obligaciones principales |
|---|---|
| Estados miembros | Implantar sistemas capaces de aceptar los datos eFTI, formar a las autoridades de control y garantizar el reconocimiento de las plataformas certificadas. |
| Empresas de logística, transportistas y cargadores | No se impone ninguna obligación de uso, pero sí de cumplimiento si se utiliza el eFTI (calidad, exactitud y disponibilidad de los datos). |
| Plataformas eFTI | Obtener una certificación oficial y garantizar la seguridad, la interoperabilidad y la accesibilidad de los datos. |
Período de transición y régimen de sanciones en caso de incumplimiento
El Reglamento (UE) 2020/1056 no obliga a los transportistas, cargadores ni transitarios a utilizar el eFTI. El soporte en papel sigue estando legalmente autorizado mientras ninguna legislación nacional imponga esta estandarización.
Sin embargo, desde el 21 de agosto de 2024, las autoridades competentes de los Estados miembros tienen la obligación de aceptar la información de transporte cuando se transmita a través de una plataforma eFTI certificada, de conformidad con el artículo 5 del Reglamento.
¡Pero atención! Si una empresa opta por utilizar esta estandarización, sigue siendo plenamente responsable de la exactitud, la exhaustividad y la actualización de los datos transmitidos. En caso de inspección, pueden aplicarse sanciones administrativas o penales en virtud de la normativa sectorial vigente (TRM, aduanas, seguridad, medio ambiente), exactamente igual que en el caso de documentos impresos erróneos o que falten.
Es importante saber que el Reglamento eFTI no establece un régimen sancionador específico a nivel europeo. Las sanciones se rigen por la legislación nacional de cada Estado miembro, así como por la normativa aplicable al tipo de transporte en cuestión (mercancías peligrosas, cabotaje, aduanas, etc.).
¿Cuáles son las ventajas del eFTI para los profesionales de la cadena de suministro?
La tabla siguiente resume las ventajas que ofrece el eFTI a cada actor.
| Perfil profesional | Principales beneficios |
|---|---|
| Transportista | Menos controles que retrasan el proceso, cumplimiento normativo simplificado y reducción de los costes administrativos. |
| Cargador / Dador de orden | Mayor fiabilidad de los flujos, mejor trazabilidad, reducción de litigios. |
| Agente de transporte | Interoperabilidad de los datos, fluidez transfronteriza, aumento de la productividad. |
| Autoridad de control | Acceso rápido a datos fiables, controles más eficaces y específicos. |
En términos más generales, estas son las cinco principales ventajas de esta normativa.
1. Menores costes gracias a la digitalización efectiva de los flujos de información
El eFTI sustituye progresivamente los justificantes en papel por datos electrónicos estructurados, a los que pueden acceder en tiempo real los organismos públicos competentes. La digitalización de los documentos de transporte genera un importante ahorro en los costes administrativos (hasta 27 000 millones de euros en 20 años en el sector logístico). Además, reduce los errores de introducción de datos, la pérdida de información y los litigios durante los controles.
2. Armonización de los intercambios de datos
El eFTI se basa en modelos de datos comunes e interfaces estandarizadas, válidos en toda la Unión Europea. Esta armonización reduce considerablemente la complejidad asociada a los intercambios transfronterizos, en los que, hasta ahora, los requisitos documentales variaban de un país a otro.
Para los operadores que operan en varios países, esto supone una interpretación única del cumplimiento normativo, independientemente del territorio por el que se transite.
3. Reducción de la carga administrativa
La información reglamentaria puede transmitirse una sola vez y ser reutilizada por varios actores. Los controles se vuelven más rápidos y menos intrusivos.
«La implantación del eFTI permitirá a las empresas de transporte y logística compartir información sobre el transporte por vía electrónica con las autoridades, de forma armonizada en toda la Unión Europea, reduciendo así las cargas administrativas y mejorando la eficacia de los controles.» Comisión Europea, Dirección General de Movilidad y Transportes (DG MOVE).
En la práctica, los equipos y los responsables de logística dedican menos tiempo a preparar la documentación y más tiempo a gestionar el rendimiento operativo.
Ejemplo: una empresa de transporte internacional que gestiona flujos entre Francia, Alemania e Italia puede utilizar actualmente varios formatos de documentación. Con el eFTI, se puede acceder a esta información a través de una única plataforma certificada, sin duplicidades.
4. Optimización de las operaciones logísticas
Una mayor calidad y disponibilidad de los datos mejora la planificación y la ejecución de las operaciones:
- reducción de los retrasos relacionados con los controles documentales y el despacho de aduana;
- mejor previsión de los incidentes;
- mayor visibilidad de los flujos en curso.
5. Repercusiones medioambientales y económicas
Más allá de la reducción del consumo de papel, el eFTI contribuye indirectamente a limitar los kilómetros innecesarios, las paradas de los vehículos y los retrasos. Estas mejoras operativas se traducen en:
- una disminución de las emisiones relacionadas con los tiempos de espera;
- una reducción de los costes derivados del incumplimiento normativo (multas, inmovilizaciones, reprogramaciones);
- una mejora de la competitividad global de los actores de la cadena logística.
Herramientas y soluciones que facilitan el cumplimiento de la normativa eFTI
Varios componentes complementarios conforman un ecosistema tecnológico capaz de generar, estructurar, compartir y proteger los datos de acuerdo con los requisitos europeos.
Las plataformas eFTI certificadas
Las plataformas eFTI certificadas constituyen la base normativa del sistema. Están diseñadas para alojar, estructurar y transmitir la información de transporte en un formato reconocido por los organismos competentes.
Sus principales características son las siguientes:
- estricto cumplimiento de las especificaciones del reglamento (formatos de datos, seguridad, trazabilidad);
- acceso controlado para los organismos de control;
- interoperabilidad con los sistemas de los cargadores y transportistas.
Hay una serie de criterios de selección que es imprescindible tener en cuenta:
- nivel de certificación eFTI reconocido por la UE;
- compatibilidad con los sistemas existentes en la empresa (TMS, ERP o WMS);
- capacidad para adaptarse a los futuros requisitos normativos.
La función de un TMS (sistema de gestión del transporte)
Un TMS actúa como punto de convergencia entre los datos de transporte, los socios operativos y las plataformas normativas. En la práctica, este software:
- centraliza los archivos electrónicos (albaranes, comprobantes de entrega, datos de carga);
- garantiza la coherencia de la información entre cargadores, transportistas y subcontratistas;
- prepara y estructura los datos antes de su transmisión a través de una plataforma eFTI certificada.
El TMS no sustituye al eFTI, sino que actúa como facilitador clave, garantizando la calidad, la integridad y la trazabilidad de los datos en las fases previas.
Conectividad API / EDI / normalización: ¡aclaraciones!
El eFTI se basa en la capacidad de los sistemas para comunicarse de forma eficaz. Coexisten tres enfoques:
- API abiertas (interfaz de programación de aplicaciones): máxima flexibilidad, intercambios en tiempo real y rápida adaptación a los cambios normativos.
- EDI (Intercambio Electrónico de Datos): robusto y contrastado, pero más rígido y costoso de mantener.
- Formatos normalizados eFTI: lenguaje común que permite la interoperabilidad entre actores públicos y privados.
Es bueno saberlo: las arquitecturas orientadas a API son hoy en día las más adecuadas para la lógica eFTI, ya que facilitan la integración progresiva con las plataformas certificadas y las autoridades.
Soluciones complementarias
Para ir más allá del cumplimiento mínimo, algunas soluciones refuerzan el control operativo:
- cuadros de mando de cumplimiento (conjunto de KPI específicos; véase más adelante en este artículo);
- alertas automáticas en caso de datos faltantes o no conformes;
- herramientas de análisis para examinar los flujos, los controles y las anomalías.
El consejo de Shiptify: estos elementos permiten convertir una obligación normativa en una herramienta de gestión y mejora continua.
¿Cómo contribuye Shiptify al cumplimiento de la normativa eFTI y a la digitalización de los flujos de información?
Shiptify se inscribe plenamente en esta dinámica al ofrecer un enfoque basado en la nube, abierto y orientado a la interoperabilidad, en consonancia con los requisitos europeos de digitalización del transporte.
Un TMS en la nube 100 % digital, ya preparado para los retos de la interoperabilidad
Shiptify centraliza todos los datos de transporte en una única plataforma:
- pedidos, envíos, documentos justificativos y estados;
- coordinación fluida entre cargadores, transportistas y equipos internos.
Gracias a los conectores API y EDI estandarizados, la información se comparte de forma fiable y estructurada, lo cual es un requisito imprescindible para el cumplimiento normativo en el futuro.
Conectividad simplificada con las futuras plataformas eFTI
La arquitectura modular y abierta de Shiptify ofrece:
- una adaptación rápida a las normas a medida que se vayan implantando;
- una conexión fluida con plataformas eFTI certificadas, así como con sistemas de declaración reglamentaria;
- escalabilidad sin necesidad de una profunda remodelación de los sistemas existentes.
Optimización del rendimiento del transporte y la logística más allá del mero cumplimiento normativo
Además de cumplir estrictamente con la normativa vigente, Shiptify genera beneficios operativos inmediatos:
- aumentos de la productividad gracias a la automatización de los procesos;
- mejora de la trazabilidad de los flujos;
- gestión precisa del rendimiento gracias a los KPI integrados (plazos, calidad del servicio, conformidad documental).
De este modo, Shiptify transforma el eFTI de una obligación normativa en una oportunidad para la modernización sostenible del transporte.
¿Cuáles son los indicadores clave para medir el impacto del eFTI?
En Shiptify, observamos que el cumplimiento de la normativa eFTI solo tiene valor si va acompañado de beneficios reales. Más allá del cumplimiento normativo, los siguientes KPI ayudan a los responsables de la cadena de suministro a gestionar el rendimiento y ajustar sus procesos.
Es bueno saberlo: el TMS de Shiptify proporciona automáticamente estos indicadores de rendimiento en el panel de control del cliente. Este se puede personalizar según las necesidades y los objetivos de la empresa.
| Indicador | Definición |
|---|---|
| Reducción del tiempo de tramitación de los trámites | Mide el tiempo medio necesario para generar, transmitir y comprobar la información de transporte, con el objetivo de reducir significativamente los plazos relacionados con los documentos en papel y los controles manuales. |
| Índice de cumplimiento electrónico frente al papel | Indica la proporción de intercambios realizados en formato electrónico conforme. Una tasa elevada refleja madurez digital y una mejor preparación para los controles transfronterizos. |
| Número de errores o devoluciones administrativas | Permite evaluar la calidad de los datos transmitidos (datos que faltan, incoherentes o no conformes). El objetivo es una reducción continua de los rechazos y de las solicitudes de corrección. |
| Aumento de la productividad por ruta | Analiza el impacto del eFTI en la carga administrativa por transporte o ruta. La reducción de las reintroducciones de datos y de los controles manuales libera tiempo para tareas de mayor valor añadido. |
Retos y aspectos a tener en cuenta en la implantación del eFTI
Si bien esta armonización de la información allana el camino para una digitalización transformadora del transporte, su implantación también plantea varios retos que conviene anticipar.
Adopción técnica: la necesidad de adaptarse a sistemas heredados (TMS, ERP, herramientas propias) poco abiertos o heterogéneos. Las empresas deben disponer de capacidades internas suficientes para gestionar la calidad, la estructuración y la gobernanza de los datos, condición indispensable para el cumplimiento normativo. También pueden delegar esta gestión a un proveedor especializado.
Armonización entre países europeos: aunque el marco sea común, el ritmo de adopción varía de un Estado miembro a otro. Esta heterogeneidad puede generar fricciones operativas, especialmente en los flujos transfronterizos, y plantear verdaderos retos de interoperabilidad entre plataformas y autoridades.
Seguridad y protección de datos: la digitalización implica una mayor vigilancia en cuanto al cumplimiento del RGPD, la confidencialidad de los datos comerciales sensibles y la gestión de los derechos de acceso de las autoridades de control.
