Los almacenes se encuentran entre los elementos más importantes de la logística. De ellos dependen los distintos flujos de mercancías, y su organización constituye un reto estratégico para la cadena de suministro. Entre el control de las existencias, los flujos de entrada y salida y la coordinación de los recursos humanos y materiales, la gestión de almacenes se convierte en un factor determinante para la competitividad de las empresas.
Aunque muchas de ellas siguen utilizando métodos manuales o soluciones inadecuadas, la situación ha cambiado: estos métodos, que consumen mucho tiempo y son fuente de posibles errores, acaban mermando la rentabilidad de esas mismas empresas. Los programas de gestión de almacenes, empezando por el SGA (Sistema de Gestión de Almacenes), conocido internacionalmente como WMS, están surgiendo ahora para garantizar la seguridad, automatizar y optimizar las operaciones logísticas. Si aún no sabes de qué son capaces estos sistemas, te lo contamos todo en este artículo.
¿Qué es un SGA?
Un SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) es un software diseñado específicamente para dirigir y optimizar todas las operaciones que tienen lugar dentro de un almacén. Es el equivalente en español del término inglés WMS (Warehouse Management System), y ambos designan exactamente la misma herramienta.
Un SGA gestiona las ubicaciones en las estanterías, la recepción de la mercancía, la preparación de pedidos, el control de las existencias en tiempo real, la trazabilidad de los productos y la documentación asociada. En otras palabras, es el cerebro digital del almacén: coordina los flujos físicos y de información para que cada operación se realice en el lugar y el momento adecuados.
¿Por qué utilizar un SGA (software de gestión de almacenes)?
Los retos de la gestión manual
Gestionar un almacén sin un software adecuado, como un SGA (WMS) o un WCS, supone correr el riesgo de equivocarse, lo que puede acarrear graves problemas. Los errores humanos son frecuentes: un recuento incorrecto de las existencias, olvidos en la actualización o un mal etiquetado de las ubicaciones. Estas deficiencias impiden tener una buena visibilidad del estado real de las existencias. La empresa acaba viéndose perjudicada, ya que no puede anticipar las roturas de stock ni los excedentes.
También resulta difícil optimizar los flujos de entrada y salida ante la complejidad de las operaciones logísticas. Y la ausencia de indicadores clave de rendimiento (KPI) limita la precisión de los cuadros de mando, lo que impide a los responsables tomar decisiones fundamentadas sobre la eficiencia de su almacén.
La aportación del software: automatización y optimización
Los programas de gestión de almacenes, como los sistemas SGA (WMS), transforman radicalmente la forma de trabajar. Gracias a la automatización de los sistemas, se producen menos errores, las existencias se actualizan en tiempo real y el tratamiento de la información es más seguro y queda archivado.
Las empresas que siguen utilizando los antiguos métodos de gestión de almacenes se enfrentan, entre otras cosas, a:
- un elevado riesgo de errores;
- una falta de visibilidad sobre la actividad;
- una pérdida de eficiencia en los procesos;
- una falta de agilidad en la respuesta a los clientes;
- la complejidad de las operaciones logísticas;
- una rentabilidad reducida.
Sin embargo, el uso de un SGA les permitiría:
- aumentar la eficiencia;
- mejorar la productividad;
- gestionar los flujos de forma más fluida;
- aumentar la trazabilidad de las mercancías;
- planificar los pedidos;
- aplicar procesos más adecuados;
- asignar los recursos al lugar adecuado en el momento oportuno;
- obtener una mayor visibilidad de la actividad y de los niveles de stock;
- anticiparse a las necesidades;
- tomar decisiones con información exhaustiva;
- controlar la gestión documental;
- automatizar las tareas repetitivas.
Los principales tipos de software para gestionar un almacén
Más allá del SGA, existen varias familias de software que cubren funciones complementarias dentro y alrededor del almacén.
ShiptiDock: la herramienta de gestión de citas en el almacén de Shiptify
ShiptiDock es nuestra herramienta dedicada a la gestión de los muelles y las franjas horarias de carga y descarga de pedidos. Permite mejorar la fluidez de las operaciones de envío y recepción, optimizando la distribución de los recursos y reduciendo los tiempos de espera de los transportistas. ¿El resultado? Los muelles funcionan con mayor fluidez en el día a día, los equipos son más eficaces y todo está perfectamente coordinado.
El SGA / WMS (Warehouse Management System)
El SGA (WMS) está específicamente diseñado para la actividad de los almacenes. Se trata de un potente software, capaz de gestionar las ubicaciones en las estanterías, asignar correctamente la mercancía entrante, definir la preparación de pedidos, realizar el seguimiento de todos los flujos y gestionar toda la documentación que acompaña a la mercancía. Los sistemas SGA incluyen numerosas funcionalidades, lo que los convierte en el pilar de los almacenes mejor organizados y más rentables.
Los YMS (sistemas de gestión de patios)
Los programas YMS se centran en los flujos de vehículos en las instalaciones. Desde la llegada de los camiones hasta su salida, los YMS gestionan los protocolos de seguridad, la concertación de citas, la asignación de muelles, las zonas de tránsito y las áreas de circulación.
Los WCS (sistemas de control de almacenes)
Los WCS son programas que supervisan y controlan las instalaciones automatizadas de los almacenes, como las cintas transportadoras, los robots de preparación de pedidos o los sistemas de clasificación. A menudo funcionan en correlación con los SGA.
Los ERP (Enterprise Resource Planning)
El ERP es un sistema de gestión integrado que centraliza toda la información que circula por la empresa, incluida la relativa a la logística. Los ERP equipados con un módulo SGA facilitan la planificación y permiten unificar la gestión del almacén con otros departamentos de la empresa, como contabilidad, el departamento comercial o el de compras.
| Tipo de software | Función principal | Ventajas | Limitaciones |
|---|---|---|---|
| SGA / WMS | Gestión de almacenes (stocks y flujos) | Optimización de existencias, trazabilidad, eficiencia | Coste elevado |
| YMS | Gestión de muelles y flujos en las instalaciones | Optimización de las rotaciones de vehículos | Requiere coordinación con los transportistas |
| WCS | Control de los equipos automatizados del almacén | Mejora de la productividad y la precisión de las operaciones | Dependencia de los equipos automatizados |
| ERP | Integración de la función logística con el resto de departamentos | Visión unificada de las operaciones, mejor sincronización de los procesos | Menos especializado que un SGA, configuración compleja |
| ShiptiDock | Gestión de franjas horarias de carga y descarga | Optimización de los flujos en el muelle, nivelación de la actividad, reducción de los tiempos de espera |
Adecuado para almacenes con más de 3 camiones al día |
¿Cómo elegir el software adecuado para gestionar tu almacén?
Definir tus necesidades y prioridades
Si decides gestionar tu almacén con un software específico, como un SGA, un ERP o un WCS, deberás plantearte las preguntas adecuadas, empezando por definir cuáles son tus necesidades y prioridades. El tamaño del almacén ya constituye un buen punto de partida, al igual que el ritmo de los flujos de mercancías. En función de los volúmenes de pedidos gestionados y de la rotación de existencias, podrás optar por un SGA sencillo en el caso de flujos moderados.
Pero si vas a equipar un almacén de gran envergadura, o incluso un centro logístico, o si tienes previsto expandirte, entonces una solución avanzada con un ERP que integre al menos un SGA podría ser lo más adecuado para ti. Por ejemplo, si recibes muchos camiones, podrías añadir un YMS. Si utilizas equipos automatizados, añade un sistema WCS. La cuestión de los costes también se planteará, pero piensa en el aumento de la productividad y la rentabilidad que aportan estos programas.
Comprueba la integración con otros sistemas
Una de las principales dificultades es garantizar la interoperabilidad entre todos los sistemas que desees conectar. Tu nuevo SGA deberá integrarse fácilmente con otras soluciones ya implantadas en la empresa, como, por ejemplo, un ERP o un TMS (sistema de gestión del transporte). Por ejemplo, ShiptiDock puede conectarse a todo tipo de software existente, como el SGA, el WCS, etc.
Analizar la ergonomía y el apoyo
A la hora de elegir el software, también puedes tener en cuenta su ergonomía, es decir, su facilidad de uso. ¿Es intuitivo este SGA? ¿Tus equipos se familiarizarán fácilmente con el sistema? ¿Dispone de una línea de atención al cliente o de asistencia técnica? El apoyo por parte del desarrollador del software es tan importante como las funcionalidades.
Hay que tener en cuenta estos puntos, ya que estos aspectos técnicos pueden reducir los tiempos de formación, disminuir el riesgo de errores, afinar la configuración, etc. Lo esencial sigue siendo garantizar una transición fluida hacia la nueva solución.
Tener en cuenta la escalabilidad y el coste
Es importante que el SGA, ERP o YMS elegido sea escalable, es decir, capaz de adaptarse al crecimiento de la empresa. Un software en modo SaaS estará alojado en la nube y ofrecerá una suscripción, a cambio de actualizaciones periódicas y una mayor escalabilidad.
Las soluciones «on-premise», instaladas en los servidores de la empresa, ofrecen algo menos de flexibilidad, pero garantizan un acceso permanente. Deberás evaluar su coste total de propiedad (TCO), teniendo en cuenta no solo los costes de adquisición o la suscripción, sino también los gastos relacionados con la instalación, la formación y el mantenimiento.
Errores que hay que evitar
Para no cometer errores a la hora de elegir tu SGA, presta atención a los siguientes escollos:
- un software demasiado complejo para las necesidades reales de la empresa, lo que conlleva una infrautilización de las funcionalidades y un sobrecoste injustificado;
- no comprobar la compatibilidad con los demás sistemas ya existentes, lo que puede provocar problemas de integración y sincronización de datos;
- subestimar los costes ocultos (formación, mantenimiento) y calcular mal el TCO.
El ejemplo de ShiptiDock: una solución al servicio de la gestión de los muelles
Si el SGA gestiona el interior del almacén, ShiptiDock se encarga de sus muelles. De hecho, nuestra solución se dedica exclusivamente a la optimización de las operaciones en los muelles. Digitaliza la gestión de las franjas horarias de carga y descarga de pedidos para mejorar la fluidez de los flujos logísticos y reducir los tiempos de espera de los conductores.
Nuestro software organiza las citas de recepción y envío, regula las rotaciones de los vehículos en tus instalaciones y garantiza la seguridad de la carga de los productos. Los transportistas acceden directamente a la planificación en línea y reservan las franjas horarias según sus necesidades. Se reducirán los tiempos de espera y los transportistas ya no podrán reclamarte indemnizaciones por inmovilización de los vehículos.
Gracias a una interfaz intuitiva y a una conexión simplificada con otros programas como el SGA, el ERP o el WCS, ShiptiDock contribuye directamente a mejorar el rendimiento global del almacén.
Conclusión: el SGA, un pilar de la logística moderna
Como habrás comprendido, la implantación de un SGA supone una ventaja considerable para mejorar la eficiencia logística y responder a las crecientes exigencias del mercado. Existen diferentes tipos de soluciones digitales, que van desde los SGA (WMS) hasta los YMS, pasando por los ERP y herramientas especializadas como ShiptiDock. Tomar la decisión correcta requiere un análisis en profundidad de las necesidades de la empresa, las limitaciones específicas y los costes, con el fin de garantizar un retorno de la inversión óptimo.
