La gestión de los flujos entrantes sigue siendo un problema para muchas empresas. Cuando el abastecimiento de mercancías no está optimizado, toda la cadena de suministro se desequilibra.
Los retrasos, los problemas de calidad o cantidad y las paletas mal direccionadas son algunos de los imprevistos que pueden afectar a la cadena de suministro.
En los servicios de recepción logística de mercancías, una planificación bien establecida en función de los pedidos evita situaciones conflictivas. El ritmo de llegadas no penaliza a los equipos, las mercancías se controlan en aspecto y cantidad desde la salida del remolque y las paletas se direccionan correctamente desde su entrada en el almacén.
La optimización de la gestión del plan de recepción logística es una solución sencilla para evitar posibles disfunciones, pero su implementación puede resultar complicada si no se dispone de las herramientas adecuadas. Te lo explicamos todo en este artículo.
¿Qué operaciones de recepción logística se pueden optimizar?
Planificar las operaciones de transporte relacionadas con la recepción logística cubre un campo bastante amplio, ya que la cadena de suministro combina diferentes actividades que deben trabajar de forma coordinada.
La planificación de la recepción de los flujos entrantes debe responder a las necesidades de aprovisionamiento, con una entrada en stock o directamente en la línea de producción cuando se trata de flujos just-in-time.
Las operaciones de recepción incluyen:
- La entrada de camiones en el sitio logístico.
- La asignación de los muelles.
- El control del número de pedido y de los albaranes de entrega.
- La descarga de la carga.
- El control visual del estado exterior de las paletas o paquetes y la verificación de las etiquetas.
- El control de las cantidades en relación con el albarán de entrega.
- La ubicación en la zona de clasificación.
- La clasificación y la entrada en el stock informático.
- La edición de etiquetas de direccionamiento en el almacén logístico.
- El almacenamiento físico en los racks según las ubicaciones asignadas.
- La comunicación del estado de la recepción al cliente o a otro departamento de la empresa.
Estas actividades pueden optimizarse mediante la transformación de los procesos, la implementación de la digitalización y el uso de herramientas específicas.
¿Cómo optimizar la gestión del plan de recepción logística?
Gestionar la llegada de los vehículos
La congestión de un sitio logístico puede bloquear las actividades de recepción y expedición de mercancías.
Para agilizar la circulación, es preferible establecer una planificación precisa del transporte de los flujos entrantes y salientes a partir de los pedidos.
La gestión mediante citas es uno de los medios más eficientes para organizar los aprovisionamientos. Este sistema permite establecer un ritmo adecuado para las rotaciones de los vehículos.
Para calibrarlo correctamente, es necesario estimar un tiempo medio de descarga según el número de paletas. En concreto, se pueden descargar más lotes parciales que lotes completos de 33 paletas.
Una simple tabla puede ser suficiente si se reciben menos de diez camiones al día, pero un software logístico específicamente dedicado a esta actividad aporta una mayor eficiencia al proceso.
Además de la planificación de citas, también se pueden establecer reglas de funcionamiento, como reservar la mañana para las llegadas y dedicar la tarde a las expediciones.
Es una buena idea desde el punto de vista operativo, aunque los transportistas pueden considerarla demasiado restrictiva.
Utilizar los muelles
Optimizar el uso de los muelles del almacén forma parte de un proceso de recepción eficaz.
Hay que tener en cuenta las tasas de ocupación de cada muelle y del equipo dedicado a la carga y descarga de los camiones.
También es necesario estimar el tiempo requerido para cada llegada, incluyendo la verificación de los documentos y la extracción de las paletas de mercancías fuera del remolque.
Así se puede conocer la capacidad de cada muelle para recibir un número específico de camiones al día.
Durante la descarga, es necesario prever una zona de almacenamiento para la recepción, con el fin de clasificar y etiquetar la mercancía antes de introducirla en stock y colocarla en los racks.
Finalmente, algunos productos requieren procedimientos específicos, especialmente las materias peligrosas, que deben respetar protocolos de seguridad avanzados. Lo mismo ocurre con algunos alimentos que necesitan una zona sanitaria específica o una temperatura controlada.
Controlar los documentos y la carga
Una de las actividades que más tiempo consume, pero que resulta primordial en el almacén, consiste en verificar los documentos de transporte, como la carta de porte, el albarán de entrega y, en algunos casos, el informe de calidad cuando el producto recibido ha sido sometido a un control.
También es necesario verificar que el conductor del camión conozca el protocolo de seguridad del sitio.
Si todo está en orden, se puede proceder a la descarga de las mercancías. En ese momento, también es necesario controlar la carga para comprobar que las paletas no presentan daños, verificar las etiquetas de destino y contar cada unidad de manipulación.
Estos controles pueden optimizarse mediante un software capaz de gestionar los protocolos de seguridad, leer los códigos de barras y crear nuevas ubicaciones de almacenamiento.
La intervención humana se minimiza, reduciendo así los riesgos de error.
Comunicar con el cliente
Cuando la llegada es conforme y el almacenamiento se ha realizado, es necesario informar al ordenante o al proveedor.
Esta tarea puede delegarse a un software que transmita a los clientes todos los datos relacionados con su mercancía en tiempo real, sin omisiones ni errores.
Si se trata de uno de sus proveedores, este podrá facturar y cerrar su expediente. El mismo software también permite tomar decisiones rápidamente en caso de productos no conformes.
Los clientes o proveedores podrán reaccionar de inmediato y, si fuera necesario, organizar una reexpedición sin demora.
¿Qué software elegir para gestionar correctamente la planificación de la recepción logística?
Confiar la gestión del almacén a un software permite asegurar una recepción logística profesional.
Un WMS (Warehouse Management System) gestiona todas las actividades propias de un almacén.
Desde la recepción de los productos hasta su envío al cliente, pasando por la entrada en stock y la edición de las etiquetas de destino, todas las operaciones logísticas y documentales pueden gestionarse mediante un WMS.
Además, un WMS permite gestionar de forma eficiente la actividad del almacén gracias a una lectura en tiempo real de los eventos en curso.
También contribuye a prever la actividad, ya que permite identificar con precisión dónde y cuándo deben desplegarse los recursos necesarios.
También se puede utilizar un software de citas para agilizar la circulación en el sitio y distribuir mejor la carga de trabajo del equipo.
Nuestra herramienta, ShiptiDock, está especialmente diseñada para cargadores y profesionales de la logística que gestionan numerosas rotaciones diarias.
El software de citas de Shiptify permite reservar directamente en línea un intervalo de carga o entrega y ofrece varias funcionalidades:
- Comunica los protocolos de seguridad a los transportistas para cumplir con las normas vigentes en el sitio.
- Asigna la llegada de los vehículos a los muelles disponibles.
- Calcula el tiempo de inmovilización de los equipos para facilitar la nivelación de la actividad de transporte.
- Informa en tiempo real sobre el estado de cada vehículo.
Esta última funcionalidad es especialmente importante para las operaciones de los transportistas. Permite conocer la hora exacta de llegada del camión, el muelle asignado y la hora de salida.
Para los cargadores, estos datos alimentan los KPI, especialmente los relacionados con las tasas de ocupación, y permiten ajustar los planes de recepción o carga.
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