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Affrètement transport routier: mieux maîtriser sa logistique!

L'affrètement routier est aujourd'hui un véritable levier d'optimisation pour les entreprises. Choix des transporteurs, utilisation des bons outils : voici les clefs pour procéder efficacement et de façon rentable à un transport de fret.
publié le 12 septembre 2023

Qu'est ce que l’affrètement routier ? Définition 

L’affrètement routier désigne l’action de faire appel à un transporteur pour réaliser un transport routier de marchandises. Dans le cadre de ce transport, la marchandise est appelée fret. Lors de l’affrètement routier, l’expéditeur envoie sa marchandise au destinataire via un intermédiaire. Ce dernier transporte donc le fret avec ses véhicules et s’assure du transport de la marchandise dans de bonnes conditions.

Quel est le rôle d'un affréteur ?

L'affréteur joue un rôle essentiel dans le domaine du transport et de la logistique. Sa principale mission est de mettre en relation des chargeurs, qui ont des marchandises à transporter, avec des transporteurs qui disposent de moyens de transport adéquats, que ce soit par voie maritime, aérienne, routière ou ferroviaire. Il se charge d'organiser, de coordonner et de superviser le transport des marchandises, s'assurant ainsi que celles-ci parviennent à destination dans les délais convenus et dans de bonnes conditions. En outre, il est responsable de la négociation des tarifs et des conditions de transport. Grâce à sa connaissance approfondie du marché, l'affréteur garantit que le processus de transport est effectué de manière optimale, tant en termes de coûts que de rapidité.

Qu'est-ce que le sous affrètement ?

Le sous-affrètement désigne la situation où un affréteur, après avoir conclu un contrat d'affrètement avec un chargeur, sous-loue une partie ou la totalité de la capacité de transport à un autre transporteur. Cela se produit souvent lorsque l'affréteur principal ne peut pas assurer l'intégralité du transport avec ses propres moyens ou souhaite optimiser son offre de transport. Dans ce cas, il fait appel à des sous-affréteurs pour prendre en charge une partie du transport. Toutefois, malgré cette sous-location, l'affréteur initial reste l'interlocuteur principal du chargeur et est responsable de l'exécution complète du contrat d'affrètement.

Comment affréter un transporteur ?

Affréter un transporteur nécessite une approche structurée pour s'assurer que les marchandises soient transportées efficacement :

  1. Évaluation des besoins : Avant tout, il est essentiel de déterminer précisément les besoins en transport : type et volume de marchandises, destination, délais, conditions particulières, etc.
  2. Recherche et sélection : On peut alors chercher des transporteurs qui offrent les services adaptés. Cela peut être fait via des plateformes en ligne, des associations professionnelles ou des recommandations.
  3. Demande de devis : Une fois une liste de transporteurs potentiels établie, il convient de leur demander des devis en précisant les besoins définis précédemment.
  4. Négociation : Sur la base des devis reçus, une phase de négociation peut s'engager pour obtenir les meilleures conditions tarifaires et de service.
  5. Conclusion du contrat : Une fois l'accord trouvé, un contrat d'affrètement est signé entre le chargeur et le transporteur. Ce document précise les obligations de chaque partie, les tarifs, les délais, et d'autres conditions pertinentes.
  6. Suivi : Pendant la période d'affrètement, il est important d'assurer un suivi régulier pour s'assurer que tout se déroule comme prévu et intervenir en cas de problème. Il est essentiel de maintenir une communication ouverte avec le transporteur choisi pour garantir que les marchandises arrivent à destination dans les meilleures conditions.

Quels sont les moyens de faire de l’affrètement routier ?

Ce transport routier ou affrètement routier peut être mis en place de différentes manières. La question se trouvant au coeur de cette activité est la mise en relation d’un affréteur de transport d’un côté et d’un transporteur de l’autre. 

Le contact direct selon des méthodes traditionnelles

Bien que cela ne soit pas le moyen le plus efficace, c’est celui que l’on pourrait qualifier de “ traditionnel ”. Lors d’un contact direct, l’affréteur contacte directement le ou les transporteurs nécessaires au transport. Les échanges se font par mail, téléphone ou fax à l'aide souvent de tableaux Excel ou documents Word.

Pour ce faire, il peut prendre contact avec une entreprise de transport routier de sa région ou de son réseau professionnel. Néanmoins, ce mode d'échange est chronophage et peu pertinent au vu des solutions existantes aujourd’hui. De nouvelles méthodes bien plus efficaces sont disponibles.

Les bourses de fret

Une bourse de fret désigne une plateforme en ligne. Ces bourses visent à mettre en contact des affréteurs et des transporteurs. C’est un système où tout le monde y gagne. Pour l'affréteur, c’est la possibilité de comparer les prix et de faire jouer la concurrence entre différents prestataires. Il devient alors très facile de trouver un fournisseur de transport routier international ou national correspondant à ses besoins.

Le transporteur quant à lui s’assure grâce à la plateforme de trouver facilement des clients. Par conséquent, il réduit de manière drastique les chances de faire rouler à vide ses véhicules.

Les commissionnaires de transport

Les commissionnaires de transport sont des experts de l’affrètement. Un client fait appel à eux lorsqu’il désire déléguer la gestion du transport de marchandises. Cela s’explique facilement par la complexité des processus logistiques surtout pour des entreprises d’import-export.

En effet, à l’international, les marchandises et leur transport demandent une fine connaissance de la législation des différents pays. De plus, il est aussi nécessaire de connaître les avantages et inconvénients à utiliser les différentes modes de transport existants. C’est là que les commissionnaires de transport entrent en jeu. Ce sont des professionnels diplômés qui savent optimiser le transport de fret pour le compte de leurs clients. Que l’on parle de transport routier, aérien, ferroviaire ou fluvial, ils maîtrisent tous les rouages de la logistique.

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Les TMS ou les logiciels d’affrètement 

La plupart des entreprises de transport logistique utilisent un logiciel d’affrètement. Les plus connus sont les Transport Management System ou TMS. Ces solutions numériques permettent de centraliser les informations, échanger la donnée avec les transporteurs et simplifient grandement la gestion d’une supply chain

En effet, avec un logiciel, il est par exemple plus aisé de faire des transports de lots partiels ou complets. Les informations sont centralisées et remontent rapidement grâce à ces solutions logicielles. De cette manière, le professionnel sait toujours ce que contiennent précisément les camions et il est alors possible de s’organiser plus efficacement. 

Outre sa solution TMS, Shiptify propose une solution d'affrètement nommée Shipti-Spot. Nous vous offrons une solution SaaS de TMS optimisée pour centraliser et faciliter toutes vos opérations de transport. Grâce à notre plateforme, affrétez efficacement auprès de tous vos transporteurs et effectuez vos demandes de cotation en un éclair, avec le suivi automatisé intégré. Surveillez vos expéditions en temps réel, quel que soit le transporteur, et partagez en toute simplicité le tracking avec vos clients. Notre système, axé sur la collaboration, vous permet de regrouper toutes vos opérations, documents et communications, assurant ainsi une synchronisation parfaite avec tous vos partenaires. De plus, profitez de notre tableau de bord intuitif, constamment mis à jour, pour avoir une vision claire et fiable de vos activités, complété par des rapports automatisés et des données exportables. Avec Shiptify, pilotez votre activité transport en toute sérénité et efficacité.

Comment bien choisir son transporteur pour le transport de fret ? 

Pour ne pas avoir de mauvaises surprises, il est nécessaire de bien choisir son transporteur. En premier lieu, assurez-vous qu’il assure lui-même le transport de fret. En effet, plus les intermédiaires seront nombreux, plus les risques pour la marchandise augmentent. Ensuite, il faudra vérifier plusieurs points qui dépendent en partie de vos besoins spécifiques en termes de logistique

  • Le transporteur réalise-t-il des livraisons express ?
  • Quel est le délai moyen de livraison ?
  • Quel est le taux de satisfaction client du transporteur ? 
  • Le transport de matières dangereuses, de médicaments ou de denrées alimentaires est-il pris en charge par ce transporteur ? 

Enfin, quel que soit le transporteur routier, l’affrètement transport demande des garanties. Par conséquent, renseignez-vous sur le type d’assurances proposées. L’assurance minimum est plafonnée par kilogramme et par colis. Il peut être préférable de prendre une assurance ad valorem si la marchandise transportée est coûteuse. 

Réglementations spécifiques de l’affrètement routier 

Pour que le transport de fret se déroule dans les meilleures conditions, il ne faut pas négliger l’aspect réglementaire.  Tout d’abord, un certain nombre de documents doivent être obligatoirement présents dans le véhicule en cas de contrôle:

  • Les documents du chauffeur (permis de conduire, attestation de formation, etc.)
  • Les documents du véhicule (Carte grise, attestation d’assurance, etc.)
  • La lettre de voiture 
  • La facture liée à la marchandise transportée
  • Les documents douaniers si cela s’applique

Bien entendu, les documents diffèrent si l'affrètement concerne un transport national, un transport au sein de l’Union européenne ou en dehors de l’Union européenne.

Si vous assurez le transport de marchandises, il faudra veiller au respect des règles concernant le temps de travail maximal hebdomadaire ainsi que les repos nécessaires à la bonne santé des conducteurs routiers ainsi qu’à la sécurité pour les autres usagers de la route. 

 

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