La sous traitance dans le transport : ce qu’il faut savoir

Qu’est-ce que la sous traitance dans le transport ?

La sous-traitance dans le transport consiste à confier une partie spécifique des opérations de transport à une autre société spécialisée. Elle sera appelée sous-traitant ou transporteur sous-traitant. Cette pratique permet au chargeur de déléguer des tâches logistiques à des prestataires externes, tout en conservant le contrôle et la responsabilité totale du processus de transport.

Les différents types de sous-traitance

Dès lors que l'on évoque la sous-traitance dans le transport, on fait forcément allusion à différents types. Les voici

• Transport de marchandises : Une entreprise peut sous-traiter le transport de ses marchandises à des transporteurs tiers qui disposent des équipements et des ressources nécessaires pour acheminer les marchandises vers leur destination.
• Distribution locale : Lorsqu'une société doit livrer ses produits à des clients situés dans différentes régions. Elle peut sous-traiter la distribution locale à des transporteurs locaux, ce qui lui permet de couvrir un territoire plus étendu de manière efficace et meilleure pour l’environnement.
• Dernier kilomètre : Les derniers pas d'une livraison, souvent les plus complexes et coûteux, peuvent être sous-traités à des partenaires spécialisés dans la livraison en centre-ville ou dans des zones difficiles d'accès.
• Prestations logistiques : Certaines entreprises externalisent des services logistiques spécifiques tels que l'entreposage, la gestion des stocks, l'emballage, ou le suivi des expéditions à des prestataires logistiques spécialisés.

Sous-traitance : ses avantages 

La sous traitance dans le transport présente de nombreux avantages pour les entreprises : 

• Réduction des coûts : Externaliser certaines activités de transport permet aux entreprises de réduire les coûts opérationnels. Elles peuvent éviter les investissements importants dans l'acquisition de flottes de véhicules, l'entretien, le carburant et le personnel.
• Flexibilité et adaptabilité : La sous-traitance offre une flexibilité accrue, car les entreprises peuvent ajuster rapidement leurs capacités de transport en fonction de la demande sans être liées à des contrats à long terme.
• Expertise spécialisée : Les sous-traitants dans le transport ont une expertise et une expérience spécifique dans leur domaine d'activité. 
• Concentration sur le cœur de métier : En déléguant certaines tâches de transport à des prestataires externes, les entreprises peuvent se concentrer sur leur cœur de métier et leur activité principale, ce qui améliore leur efficacité globale.
• Couverture géographique étendue : La sous-traitance permet aux entreprises de bénéficier d'une couverture géographique plus étendue, même dans des régions où elles n'ont pas de présence directe.
• Gestion des risques : La responsabilité partagée avec le sous-traitant peut réduire les risques opérationnels et juridiques liés au transport, en particulier en ce qui concerne les problèmes de responsabilité, de réglementations et de conformité.
• Adaptation aux fluctuations saisonnières : Les sous-traitants offrent la possibilité de s'adapter rapidement aux fluctuations saisonnières de la demande, en évitant les problèmes de surcapacité ou de sous-capacité.
   

Les inconvénients de la sous traitance 

Cette méthode de gestion présente tout de même des inconvénients, auxquels il faut penser avant de faire le choix de sous-traiter une partie de sa logistique. 

• Perte de contrôle : En externalisant certaines activités de transport, l'entreprise donneuse d'ordre peut perdre une partie du contrôle sur les opérations. Cela peut rendre difficile la supervision directe des prestataires externes et entraîner un manque de visibilité sur certaines étapes du processus logistique.
• Risque de qualité de service : Le niveau de qualité de service du sous-traitant peut ne pas être conforme aux attentes de l'entreprise donneuse d’ordre ou à celles de ses clients. Des problèmes tels que des retards de livraison, des dommages aux marchandises ou des erreurs de traitement peuvent nuire à la réputation de la société.
• Dépendance vis-à-vis du sous-traitant : L'externalisation peut entraîner une dépendance envers le sous-traitant, notamment si celui-ci devient un fournisseur essentiel pour la société. Si le sous-traitant rencontre des difficultés ou cesse ses activités, cela peut perturber les opérations de l'entreprise donneuse d'ordre.
• Complexité des relations contractuelles : La sous-traitance nécessite des contrats clairs et complets pour définir les responsabilités, les délais, les coûts et les normes de qualité attendues. La gestion de ces relations contractuelles peut être complexe et nécessiter des efforts supplémentaires de la part de l'entreprise donneuse d'ordre.
• Risques de confidentialité et de sécurité des données : Lorsqu'une société externalise certaines de ses activités de transport, elle peut être confrontée à des risques de confidentialité et de sécurité des données. Les informations sensibles sur les marchandises, les clients et les opérations peuvent être exposées à des tiers.
• Coûts cachés : Bien que la sous-traitance puisse initialement sembler être une solution rentable, elle peut parfois entraîner des coûts cachés, tels que des frais supplémentaires pour des services ou des ajustements de dernière minute.
• Difficultés de communication et de coordination : La coordination entre l'entreprise donneuse d'ordre et le sous-traitant peut parfois être difficile, en particulier dans le cas de partenaires situés dans des fuseaux horaires différents ou de barrières linguistiques.

Pour atténuer ces inconvénients, il est essentiel que l'entreprise donneuse d'ordre sélectionne soigneusement ses sous-traitants, établisse des contrats clairs, maintienne une communication ouverte et surveille régulièrement la qualité des services fournis. Une gestion efficace de la sous-traitance peut permettre de tirer pleinement parti des avantages de cette pratique tout en minimisant les risques potentiels.

Sous traitance : sa mise en place dans le transport

Pour mettre en place de la sous-traitance dans le transport, il y a des étapes clés à suivre: 

1. Identifier les besoins : Déterminez les activités de transport spécifiques que vous souhaitez sous-traiter. Cela peut inclure le transport de marchandises, la distribution locale, la gestion de l'entreposage, etc.
   
   
2. Recherche de sous-traitants : Identifiez des prestataires de services de transport potentiels qui répondent à vos besoins. Recherchez des sociétés réputées, ayant une expérience solide dans le domaine et une capacité à répondre à vos exigences.
   
   
3. Évaluation des sous-traitants : Évaluez les sous-traitants potentiels en fonction de critères tels que leur réputation, leur expertise, leur capacité opérationnelle, leurs certifications, leur respect des normes de sécurité et leur conformité aux réglementations.
   
   
4. Négociation des termes : Discutez des détails et des termes du contrat de sous-traitance avec les prestataires sélectionnés. Définissez clairement les responsabilités, les délais, les coûts, les normes de qualité, les procédures de communication, etc.
   
   
5. Établissement d'un contrat : Rédigez un contrat formel qui précise tous les aspects convenus entre votre société et le sous-traitant. Assurez-vous que toutes les clauses importantes sont incluses et que le contrat est juridiquement contraignant.
   
   
6. Communication et coordination : Établissez un canal de communication efficace avec le sous-traitant pour assurer une coordination fluide des opérations. Garantissez que les informations importantes sur les expéditions, les délais et les exigences sont clairement communiquées.
   
   
7. Gestion et suivi : Assurez un suivi régulier des opérations sous-traitées pour vous assurer que les services sont fournis conformément aux termes du contrat. Surveillez la qualité du service, les délais de livraison et la satisfaction des clients.
   
   
8. Gestion des risques : Identifiez et gérez les risques potentiels liés à la sous-traitance. Assurez-vous que le sous-traitant respecte les normes de sécurité et de conformité pour éviter tout impact négatif sur votre entreprise.

En respectant ces étapes et en veillant à une bonne gestion de la sous-traitance, vous pourrez bénéficier des avantages de cette pratique tout en minimisant les risques potentiels. La sous-traitance dans le transport peut contribuer à améliorer l'efficacité opérationnelle, à réduire les coûts et à offrir une meilleure flexibilité dans la gestion de vos activités logistiques.

Gestion de la sous-traitance : l'importance d'un TMS

Dans le domaine du transport et de la logistique, la sous-traitance est une pratique courante qui permet aux entreprises de répondre efficacement à la demande et de gérer les fluctuations de l'activité. Cependant, la gestion des sous-traitants peut s'avérer complexe et chronophage sans les outils appropriés. C'est ici que le Transport Management System (TMS) se distingue comme une solution innovante et performante.

Chez Shiptify, nous avons développé un TMS qui centralise toutes les opérations de transport dans une interface unique, simplifiant ainsi la gestion des sous-traitants. Voici comment notre solution peut transformer la gestion de votre sous-traitance :

• Suivi de livraison : notre TMS permet de toujours garder un oeil sur ses expéditions en cours, offrant une visibilité complète sur les opérations de transport sous-traitées. Cette fonctionnalité permet de réagir rapidement en cas de retard ou d'incident, garantissant ainsi un service de qualité pour vos clients.
• Communication centralisée : toutes les communications et partages de documents avec les sous-traitants sont centralisées sur Shiptify, facilitant les échanges et la coordination. Vous pouvez envoyer des instructions, recevoir des confirmations et gérer les documents de transport sans quitter l'interface.
• Gestion des performances : grâce à des outils d'analyse avancés, Shiptify vous permet de suivre et d'évaluer les performances de vos sous-traitants. Vous pouvez ainsi identifier les partenaires les plus fiables et optimiser vos choix de sous-traitance en fonction de critères de performance mesurables.
• Automatisation des tâches administratives : notre TMS automatise de nombreuses tâches administratives liées à la gestion des sous-traitants, telles que la facturation et le suivi des paiements. Cette automatisation réduit les erreurs et libère du temps pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

En intégrant notre TMS Shiptify dans vos opérations, sous-traiter votre transport n’aura donc jamais été aussi simple. Faites vos demandes de cotations en quelques clics, et envoyez les à votre propre panel de transporteurs. Vos demandes seront suivies et relancées automatiquement si besoin. Toutes les réponses sont centralisées dans une interface unique. Vous n'avez plus qu'à cliquer pour valider l'offre de votre choix. Vous pouvez aussi pré-définir vos transporteurs et modes de transport privilégiés pour chaque client ou destination. Vous êtes ainsi sûrs que vos recommandations sont connues et disponibles pour toutes vos équipes logistiques.