ERP transport : votre ERP suffit-il pour gérer vos expéditions ?

Votre ERP enregistre les commandes, mais vos équipes doivent encore consulter les transporteurs par e-mail, ressaisir les expéditions et rechercher les justificatifs de livraison sur plusieurs portails ? Avant de chercher un ERP transport, précisez votre besoin. Car gérer une entreprise de transport et organiser les expéditions d’un industriel ou d’un distributeur ne requièrent pas les mêmes fonctionnalités. Pour un chargeur, la solution peut passer par les capacités de son ERP, un module complémentaire ou un TMS connecté. Quelles fonctions vérifier dans votre progiciel de gestion ? Comment comparer les options et préparer leur intégration ? Suivez le guide pour construire une organisation transport adaptée à vos flux.

Qu’est-ce qu’un ERP transport ?

Un ERP transport désigne un progiciel de gestion intégré adapté aux activités du transport. Il ne s’agit pas d’une catégorie fonctionnelle unique : selon l’éditeur et les modules déployés, la solution peut couvrir l’exploitation, les ressources, la facturation et le suivi financier. Sa couverture dépend également des connexions avec d’autres logiciels métier.

Nota bene : l’expression « ERP transport et logistique » recouvre donc des solutions différentes. Certaines réunissent la gestion administrative et l’exploitation, d’autres s’appuient sur des outils complémentaires pour organiser les tournées, suivre les véhicules ou gérer l’entrepôt.

Avant de comparer les offres, précisez votre rôle dans la chaîne logistique.

À qui s’adresse un ERP transport ?

Distinguer un progiciel pour un transporteur et un ERP transport pour un chargeur

Un transporteur vend une prestation. Il doit affecter les moyens disponibles aux missions, suivre leur réalisation, facturer ses clients et analyser la rentabilité de son activité. Pour choisir un ERP, une entreprise de transport (le transporteur) doit notamment vérifier comment circulent les informations entre l’exploitation, la gestion du parc et la comptabilité. La paie ou la maintenance peuvent relever de modules distincts.

L’entreprise qui achète une prestation de transport ou qui organise l’acheminement de ses propres marchandises est appelée « chargeur ». Ses priorités portent sur les expéditions, les prestataires et les dépenses associées.

Par conséquent, un même progiciel de gestion du transport ne répond pas nécessairement aux deux profils, chargeur et transporteur. Les processus, les données et les indicateurs à piloter ne sont pas les mêmes.

La suite de ce guide approfondit le cas des industriels et distributeurs. L’objectif est de vous aider à déterminer quelles fonctions conserver dans l’ERP, s’il faut le compléter avec un module ou confier la gestion du transport à un TMS connecté.

Quelles fonctionnalités ERP vérifier pour gérer vos transports ?

Pour évaluer les fonctionnalités transport d’un ERP et sa capacité à gérer vos expéditions, suivez le parcours d’une expédition, de la commande au contrôle de la facture. L’objectif est de vérifier si les équipes peuvent réaliser leurs opérations sans ressaisies inutiles ni perte d’information entre les étapes.

Fonctionnalité 1 : créer les demandes de transport à partir des commandes

Les références, adresses, quantités et dates doivent pouvoir alimenter la demande de transport. Vérifiez également comment sont récupérés les poids, volumes et contraintes de livraison, parfois renseignés dans un autre outil.

Testez surtout les modifications. Que devient la demande si une quantité change ou si la commande est annulée ? En effet, une transmission initiale automatisée ne suffit pas, si les équipes doivent ensuite corriger chaque écart manuellement.

Fonctionnalité 2 : consulter les transporteurs et préparer les expéditions

Selon vos pratiques, vous devez pouvoir solliciter plusieurs prestataires ou affecter directement un transporteur sous contrat. Comparez les offres pour une même demande de transport, en examinant le prix, les délais proposés, les équipements nécessaires et les conditions de prise en charge.

Pour la gestion des expéditions, examinez aussi les possibilités de regroupement, la transmission des instructions ainsi que la production des documents de transport ou d’étiquettes utiles à vos processus. Faites tester un envoi représentatif par les personnes qui l'organisent habituellement.

Fonctionnalité 3 : suivre les livraisons, les documents et les incidents

Demandez-vous quels événements sont disponibles, qui les transmet et comment les retards ou les réserves sont signalés. Votre logiciel de gestion du transport doit aussi permettre de retrouver les justificatifs associés à l’expédition, comme les preuves de livraison ou les documents de transport. Vérifiez leur accessibilité pour le service client et les équipes chargées des litiges transport, ainsi que le traitement des informations manquantes. C’est important pour éviter les ressaisies et les risques d’erreurs qui peuvent entraîner des coûts et une perte de temps significative.

Fonctionnalité 4 : contrôler les coûts et analyser la performance

Rapprochez les coûts de transport attendus des suppléments annoncés et des montants facturés. L’équipe doit pouvoir comprendre un écart, consulter son justificatif et suivre sa validation.

Examinez ensuite les possibilités d’analyse disponibles par site, par transporteur ou par liaison, en associant les dépenses et la qualité de service. Un tableau de bord transport est un outil fondamental pour le pilotage de vos expéditions ou enlèvements. Vérifiez les données utilisées, leur fréquence de mise à jour et les possibilités d’export.

Les questions à poser lors d’une démonstration pour un outil de gestion du transport

Vous cherchez une solution pour résoudre vos problèmes de transport de marchandises ? Voici quelques questions à poser aux éditeurs pour les départager.

Ces fonctions peuvent être présentes dans un ERP, un module ou un logiciel connecté. Comparez leur couverture réelle aux fonctionnalités d’un TMS, puis vérifiez leur utilisation par vos équipes.

Quelle est la différence entre ERP transport, module intégré et TMS connecté ?

La différence entre ERP et TMS tient d’abord à leur périmètre :

• L’ERP relie les processus de gestion de l’entreprise, à savoir les achats, les ventes, la gestion des stocks, la production, la comptabilité, etc., selon les modules déployés.
• Le TMS se concentre sur la planification, l’exécution et le suivi des opérations de transport, qu'elles soient réalisées en interne ou confiées à des transporteurs externes.

Ces fonctions font parfois partie de la même suite logicielle. Il faut donc distinguer ce que fait le logiciel de la manière dont il est déployé. Un TMS peut être proposé par l’éditeur de votre ERP ou par un spécialiste tiers qui peut le connecter à votre système d’information.

C’est le cas du TMS Shiptify, par exemple, qui peut recevoir les commandes ou les ordres de transport de votre ERP par API, puis lui transmettre des statuts et des informations utiles au suivi des expéditions, selon les échanges configurés.

Et le SaaS ?

Le SaaS, pour « Software as a Service » ou « logiciel en tant que service » en français, désigne un logiciel accessible en ligne, généralement sur abonnement. Le fournisseur prend en charge son hébergement, sa maintenance et ses mises à jour. Vos équipes utilisent le service sans avoir à installer et à maintenir l’application sur les serveurs de l’entreprise.

Nota bene : ce fonctionnement peut s'intégrer à l’écosystème de votre ERP. En effet, un module de l’éditeur de votre ERP, tout comme un TMS tiers, peut être proposé en SaaS. Le mode d’accès au logiciel et son intégration avec vos autres outils sont donc deux questions distinctes.

Les questions à se poser en tant que chargeur

Vous êtes chargeur et vous cherchez une solution de pilotage et de gestion de transport de marchandises ? Examinez les trois options que présente le tableau suivant :

Commencez par vérifier l’existant, car certaines fonctions peuvent déjà couvrir vos besoins moyennant un ajustement du paramétrage. Évaluez les coûts nécessaires pour les exploiter avant de les comparer aux autres options. Si votre ERP permet déjà de gérer les tarifs et les expéditions nécessaires à votre activité, il peut cacher une fonctionnalité ou un paramétrage qui peut répondre à une partie du besoin. Vérifiez aussi si la fonctionnalité affichée dans le catalogue couvre bien vos contraintes opérationnelles.

Si votre ERP ne couvre pas le transport ou de manière insuffisante, envisagez la possibilité d’intégrer un module transport dans le but d’approfondir cette couverture, tout en restant dans l’environnement de l’éditeur. Vérifiez néanmoins les licences requises, les connexions transporteurs et les conséquences des mises à jour.

Un TMS spécialisé connecté constitue une autre option à comparer, notamment selon vos besoins de collaboration avec les transporteurs, de suivi ou de contrôle des coûts. Évaluez sa couverture fonctionnelle et son coût complet face aux possibilités de votre ERP. L’enjeu consistera alors à articuler ERP et TMS en définissant leurs périmètres respectifs : quel outil crée la demande, lequel autorise sa modification et où sont validés les coûts ?

Retenez aussi qu’aucune option n’est systématiquement plus rapide à déployer ou moins coûteuse. Votre comparaison doit porter sur un périmètre identique en incluant l’intégration, la formation et la maintenance.

Et le WMS dans tout ça ?

Enfin, le WMS (Warehouse Management System) est un logiciel de gestion d’entrepôt qui intervient principalement dans la préparation et les opérations de réception, le contrôle de marchandise, le stockage et le picking. Selon sa couverture, il fournit au transport les informations sur les marchandises préparées et les colis constitués, sans nécessairement prendre en charge la sélection des transporteurs ou le contrôle de leurs factures.

5 critères à évaluer pour choisir un ERP transport

Pour choisir un ERP transport ou compléter votre système d’information actuel, confrontez les solutions à vos opérations réelles. Votre cahier des charges transport doit préciser les besoins indispensables, les contraintes à respecter et les améliorations attendues. 5 critères permettent de structurer cette comparaison.

1. Les flux à couvrir

Recensez vos approvisionnements, livraisons clients et transferts intersites. Distinguez les colis, les palettes, les chargements complets et les expéditions internationales. Ensuite, pour chaque flux, précisez les volumes habituels, les pics et les contraintes particulières.

N’oubliez pas que votre solution transport pour chargeur doit couvrir l’ensemble des opérations qui mobilisent vos équipes, même les moins fréquentes lorsqu’elles sont critiques.

2. Les transporteurs et les pratiques d’achat

Travaillez-vous principalement sur contrat ou sollicitez-vous régulièrement des cotations ponctuelles ? Certains de vos clients imposent-ils leur propre prestataire de transport ? Votre processus de sélection doit intégrer la manière dont votre futur logiciel prend en charge ces situations spécifiques, notamment l’application des tarifs négociés, la consultation de plusieurs transporteurs, l’affectation directe ou encore la réattribution après un refus. Examinez aussi la possibilité éventuelle d’échanger avec vos partenaires actuels.

Avec le TMS Shiptify, vos équipes peuvent transmettre leurs demandes de cotation à plusieurs transporteurs depuis une même interface, puis comparer les réponses centralisées.

ShiptiDock, lui, permet à vos transporteurs de réserver eux-mêmes des rendez-vous sur vos quais, selon les créneaux disponibles paramétrés par vos équipes. Cette organisation peut réduire les échanges manuels et contribuer à limiter les attentes à quai.

3. Les besoins de collaboration

Identifiez qui crée, complète, valide et consulte chaque information. Un fournisseur peut renseigner une disponibilité, un site confirmer un départ et le service client rechercher une preuve de livraison. La finance doit retrouver les coûts et leurs justificatifs. Vérifiez que chacun dispose des accès nécessaires pour réduire les échanges par e-mails.

Question sécurité, adoptez le principe du moindre privilège pour protéger vos données et celles de vos utilisateurs. Chacun ne doit avoir accès qu’aux informations et fonctionnalités dont il a besoin pour mener à bien ses missions.

4. Les capacités déjà disponibles

Avant d’ajouter un outil, faites l’inventaire des modules activés dans votre ERP et des interfaces existantes. Contrôlez la qualité des adresses, des poids, des volumes et des références. Puis estimez les ressources internes mobilisables (responsables métier, équipe informatique et administrateurs). Une fonction disponible peut nécessiter un paramétrage, une connexion annoncée doit être vérifiée pour votre version et vos usages.

5. Les conditions d’utilisation dans la durée

Faites tester l’ergonomie par les futurs utilisateurs, car vous n’êtes pas seul sur le bateau. Examinez les droits d’accès, l’assistance, la gestion des mises à jour et la maintenance des interfaces.

Important (même si on y pense rarement au déploiement d’une solution) : prévoyez également la réversibilité. Quelles données pourrez-vous récupérer, dans quels formats et à quelles conditions, si vous changez de logiciel ?

Pour départager les éditeurs, demandez-leur de démontrer les mêmes cas :

• une commande modifiée après transmission ;
• une expédition partielle ;
• un transporteur qui refuse une demande ;
• une livraison avec réserves ;
• un supplément contesté.

Faites évaluer les résultats conjointement par le métier, la DSI et la finance. Consignez les manipulations nécessaires, les limites constatées et les adaptations proposées. Ainsi, vous disposerez d’une comparaison fondée sur des preuves.

Quel budget prévoir pour votre projet ERP transport ?

Le prix d’un ERP transport dépend des fonctions retenues, du nombre d’utilisateurs, des volumes traités et des connexions nécessaires. Pour comparer un ERP et un TMS, raisonnez sur un périmètre fonctionnel identique. Pour établir votre budget logiciel transport, consultez aussi notre guide sur le prix d’un logiciel TMS, puis demandez un chiffrage qui distingue les dépenses de démarrage des charges récurrentes. Plusieurs postes doivent apparaître dans les devis :

• Abonnement ou licences : modules inclus, nombre d’utilisateurs autorisés et leurs rôles respectifs, éventuelle facturation selon les volumes.
• Paramétrage et intégration : adaptation des règles métier et échanges entre les systèmes.
• Nettoyage et reprise des données : correction des référentiels, import des tarifs et récupération des historiques utiles.
• Connexions aux partenaires : interfaces avec les transporteurs et autres prestataires, selon les échanges attendus.
• Tests et formation : validation des scénarios et accompagnement des utilisateurs.
• Support, maintenance et évolutions : assistance, mises à jour et adaptation des interfaces.
• Mobilisation interne : temps consacré par les équipes transport, informatique et finance au projet.

Comparez ensuite les offres sur une durée identique et pour un même périmètre. Le coût d’intégration ERP/TMS doit notamment préciser qui réalise les interfaces, les maintient et intervient en cas d’erreur.

Pour évaluer les gains, partez d’une situation mesurée et intégrez à la fois :

• le temps de ressaisie ;
• la durée du contrôle des factures ;
• les erreurs à corriger ;
• la part des expéditions disposant d’un suivi exploitable.

Distinguez les économies financières du temps libéré pour d’autres tâches. Enfin, évitez les doubles comptes. Par exemple, une ressaisie supprimée et l’erreur qu’elle pouvait provoquer ne constituent pas toujours deux gains indépendants.

Comment connecter votre ERP au transport sans multiplier les ressaisies ?

L’intégration ERP/TMS consiste à organiser la circulation des données transport entre les outils, avec des règles précises. Cela revient à définir de manière précise quelle information transmettre, à quel moment et sous la responsabilité de qui.

L’interface ERP–transport peut s’appuyer sur des API, des échanges EDI ou des fichiers, selon les systèmes.

Ci-dessous, nous vous proposons un parcours en 6 étapes à adapter à votre organisation et aux interfaces de vos systèmes.

1. Transmettre la commande ou la livraison depuis l’ERP

Définissez l’événement qui déclenche la demande de transport. Il peut s’agir de la validation d’une commande, de la création d’une livraison ou de la confirmation d’une disponibilité. Transmettez les références, les adresses et les dates nécessaires.

Attention ! Une commande ne correspond pas toujours à une seule expédition. Prévoyez donc les livraisons partielles et les regroupements.

2. Créer ou compléter la demande dans le TMS

Le TMS reprend les informations reçues, du WMS, de l’ERP ou d’un autre outil, et les complète avec les données logistiques disponibles (poids, volumes, conditionnements, horaires, contraintes d’accès, etc.). Identifiez les champs indispensables avant de consulter un transporteur.

3. Consulter ou affecter le transporteur

Selon les règles retenues, la demande est adressée à un prestataire sous contrat ou soumise à plusieurs transporteurs pour cotation. Prévoyez le traitement d’un refus, d’une absence de réponse ou d’un changement de prestataire, sans créer plusieurs ordres actifs pour la même opération.

4. Collecter les événements et les documents

Les statuts et justificatifs alimentent le dossier de transport selon les connexions disponibles. Distinguez les informations confirmées des prévisions (une livraison annoncée ne vaut pas confirmation de réception). Définissez également comment signaler un retard, une réserve ou un document manquant.

5. Renvoyer les informations utiles aux outils concernés

L’ERP peut recevoir un statut de livraison, le service client accéder au justificatif correspondant. Sélectionnez les données nécessaires à chaque usage et leur fréquence d’actualisation. Toutes les informations de suivi n’ont pas besoin d’être dupliquées partout.

6. Rapprocher et valider les coûts

Comparez les montants attendus, les suppléments justifiés et les sommes facturées. Les données validées alimentent ensuite les traitements définis par la comptabilité.

Points de vigilance lors de la connexion d’un ERP au transport

Le tableau suivant synthétise les points à cadrer dans un projet de liaison ERP-transport.

Comment déployer une solution ERP transport et vérifier qu’elle fonctionne ?

Le déploiement d’un ERP transport ou d’un TMS connecté se valide sur le terrain en 5 grandes étapes :

• Cartographier les opérations et désigner les responsables : décrivez le parcours d’une expédition, depuis la commande jusqu’au contrôle des coûts. Pour chaque étape, identifiez le service responsable et les partenaires concernés. Précisez qui décide lorsqu’une anomalie bloque le traitement.

• Valider les données et les règles d’échange : contrôlez les références, les adresses, les unités et les conditionnements. Définissez les déclencheurs de transmission, les droits de modification et le traitement des rejets. Chaque donnée échangée doit avoir une source identifiée.

• Tester les scénarios courants et les exceptions : vérifiez une expédition standard, puis une annulation, une livraison partielle ou un changement de transporteur. Simulez aussi une interruption des échanges et assurez-vous que leur reprise se fasse sans pertes d’information ni doublons.

• Déployer sur un périmètre représentatif : choisissez un site ou un flux suffisamment représentatif pour éprouver les usages. Formez les utilisateurs, prévoyez une assistance au démarrage, puis définissez une procédure de secours pour maintenir les opérations en cas de blocage. Prévenez vos partenaires, si possible et suffisamment en avance.

• Mesurer les résultats avant généralisation : suivez la part des ordres transmis sans ressaisie, le taux d’erreur d’interface, la couverture des statuts et le délai de résolution des écarts. Vérifiez également l’adoption par les équipes. Si elles conservent des fichiers parallèles, identifiez les raisons (besoins non couverts, difficultés d’utilisation, manque de formation ou habitudes de travail).

Vous prévoyez une migration ERP ?

Votre TMS connecté peut être conservé lors d’un changement d’ERP. Il faut toutefois réexaminer les interfaces, les correspondances entre les données et les règles métier. Intégrez ces travaux au calendrier de migration ERP et testez les échanges avec le nouveau système avant la bascule.

Comment Shiptify complète-t-il votre ERP pour piloter le transport ?

Le TMS Shiptify vous permet d’organiser vos transports en complément de votre ERP. Celui-ci conserve les fonctions de gestion et de comptabilité définies dans votre organisation et Shiptify, une plateforme multi-transporteurs, rassemble les opérations et les échanges avec vos prestataires.

1. Le parcours commence par la transmission des commandes ou des ordres de transport. Grâce à la connexion avec l’ERP et les outils logistiques, les informations nécessaires peuvent alimenter Shiptify sans ressaisie. Les données échangées et les règles de mise à jour sont à définir selon vos systèmes et vos besoins.
2. Vos équipes organisent ensuite la prise en charge : elles adressent une demande de cotation aux transporteurs ou affectent un prestataire selon les conditions prévues. Les informations de l’expédition restent réunies dans un dossier, ce qui facilite le suivi des opérations et les échanges.
3. À mesure que le transport avance, les statuts et documents disponibles viennent compléter ce dossier. Les utilisateurs peuvent ainsi retrouver les éléments utiles pour répondre à un client ou examiner un incident, selon les informations actualisées effectivement remontées par les partenaires.
4. Le module préfacturation transport intervient pour préparer la validation des coûts avec les transporteurs. Les équipes métier et financières disposent des éléments nécessaires pour examiner les montants et traiter les écarts avant facturation.
5. Enfin, les informations utiles peuvent alimenter les autres outils selon les interfaces configurées. Leur transmission et leur exploitation comptable doivent être cadrées avec vos équipes.