Le grand classique de la prise de rendez-vous transport : envoyer un email ou appeler directement le site logistique sur lequel je dois livrer ou charger.
Et si je veux être vraiment sûr que ma demande soit prise en compte, je peux même tenter le fax. Oui, cela existe encore…
Dans environ 20 à 30 % des cas, c'est le donneur d'ordre qui prend directement le rendez-vous, avant d'imposer cette contrainte de livraison au transporteur.
Mais dans la grande majorité des cas, c'est bien le transporteur qui doit s'en charger. Et c'est plutôt logique : cela lui permet d'optimiser sa tournée et le planning de son chauffeur.
Mais il faut être réaliste : les transporteurs n'aiment pas prendre de rendez-vous, et on les comprend !
Si je passe par téléphone, la ligne est souvent occupée. Ou alors, je dois patienter plusieurs minutes avant d'avoir quelqu'un.
Et si les équipes administratives du site ont déjà terminé leur journée, je dois attendre le lendemain pour rappeler. Le seul avantage du téléphone, c'est que j'obtiens une confirmation en direct.
Par email, c'est plus pratique : je peux envoyer ma demande à n'importe quel moment de la journée.
Mais je dois ensuite attendre une confirmation. Et parfois, je dois même relancer mon interlocuteur, ce qui m'oblige à suivre en permanence toutes mes demandes en cours.
Avec une solution digitale
Avec une solution de prise de rendez-vous en ligne, je centralise toutes les demandes au même endroit.
Les transporteurs peuvent consulter les créneaux disponibles et formuler leur demande sans multiplier les appels et les emails. De mon côté, je garde une vision claire de toutes les réservations en cours.
Plus besoin de rechercher une information dans une boîte mail ou de relancer chaque interlocuteur individuellement : les demandes sont historisées et leur statut est visible en temps réel.
C'est plus simple pour mes équipes, mais aussi pour les transporteurs.
Créer mon planning de réception
Option 1 : je n'ai pas de prise de rendez-vous
Sans prise de rendez-vous, les camions se présentent quand ils le souhaitent.
Pour certains sites avec des flux limités, cela ne pose pas forcément de problème. Mais pour la plupart des entrepôts, cela crée rapidement des pics d'activité, suivis de périodes beaucoup plus calmes.
Résultat : j'ai parfois trop de camions dans la cour, ou trop de personnes mobilisées pour gérer un flux qui n'est pas au rendez-vous.
Et dès que les camions s'accumulent, ça couine dans tous les sens, permettez-moi l'expression : entre mes équipes et les conducteurs, mais aussi entre mes équipes et des quais de chargement surchargés qui empêchent tout le monde de travailler correctement.
Certains sites sont même tellement connus pour leurs problèmes d'attente que des transporteurs refusent d'y charger ou d'y décharger.
Option 2 : j'ai déjà mis en place la prise de rendez-vous
J'ai donc mis en place une prise de rendez-vous. Une personne est dédiée à la gestion des appels et des emails entrants.
Un travail assez stressant : il faut répondre rapidement, trouver un créneau disponible et parfois refuser une demande lorsque le planning est déjà complet.
Le grand classique consiste à enregistrer chaque demande dans un fichier Excel ou un planning Outlook. Cela me permet de lisser la charge de travail sur mes quais.
Tous les matins, j'imprime ensuite le planning pour le partager avec les équipes réception.
Mais une fois le planning imprimé, il n'y a plus vraiment de place pour les mises à jour en temps réel. Pour transmettre les dernières informations, on repasse donc en mode téléphone et bouche-à-oreille.
Avec une solution digitale
Avec une solution digitale, mon planning de réception est partagé avec toutes les équipes concernées.
Les créneaux sont visibles au même endroit et les modifications sont immédiatement accessibles. Si un rendez-vous est déplacé, annulé ou ajouté, tout le monde dispose de la même information.
Je peux donc mieux répartir les arrivées sur la journée, éviter les pics d'activité et adapter les équipes présentes sur les quais.
Au lieu de subir les arrivées des camions, je peux enfin piloter mon activité.
Gérer les camions à leur arrivée
Sans outil dédié, mes équipes travaillent à partir du fichier Excel imprimé le matin. Elles le mettent à jour au fur et à mesure de la journée, parfois avec un stylo, parfois avec une nouvelle version du fichier.
Le partage de l'information entre les équipes devient compliqué. Tout se fait au bouche-à-oreille, avec le risque de perdre une information importante au passage.
Par ailleurs, à la fin de la journée, je n'ai souvent aucun indicateur fiable sur le nombre de camions réceptionnés, les retards ou les rendez-vous non honorés.
Faire un fichier Excel pour tout compiler serait idéal. Mais cela me ferait perdre beaucoup de temps au quotidien, alors que mes équipes sont déjà mobilisées sur les quais.
Avec Shiptidock
Avec Shiptidock, mes équipes disposent d'une information partagée et mise à jour en temps réel.
Elles savent quels camions sont attendus, lesquels sont arrivés et quels rendez-vous sont en retard. Chacun peut consulter le même planning, sans avoir à chercher la dernière version du fichier ou à demander une confirmation par téléphone.
Les opérations sont donc plus fluides et les échanges entre les équipes sont beaucoup plus simples.
Je peux également suivre l'activité de mon site au fil de la journée, sans attendre la fin du mois pour essayer de reconstituer ce qui s'est passé.
Suivre les indicateurs de mon entrepôt
Sans Shiptidock, les données sont dispersées entre les emails, les fichiers Excel et les plannings papier.
On entasse les informations, on s'y perd et on perd beaucoup de temps à essayer d'y voir clair. Autant dire qu'il devient difficile d'avoir un suivi précis de la performance de mon site.
Combien de camions ai-je réceptionnés ce mois-ci ? Combien étaient en retard ? Quels transporteurs respectent le mieux leurs créneaux ?
Sans outil adapté, répondre à ces questions demande souvent de reprendre les informations une par une.
Avec Shiptidock
Toutes mes données sont centralisées automatiquement dans un seul outil.
Je peux suivre les rendez-vous planifiés, les camions réceptionnés, les retards et les éventuels rendez-vous non honorés.
Mes indicateurs sont disponibles en temps réel et je peux analyser la performance de mon entrepôt sans créer un nouveau fichier Excel à chaque demande.
Je gagne du temps, mais surtout, je dispose enfin d'une base fiable pour identifier les points de friction et améliorer l'organisation de mon site.
Ce constat rejoint les enjeux soulevés au niveau national : selon l'ADEME, le transport routier reste le premier poste d'émissions du secteur, ce qui pousse les sites logistiques à optimiser chaque trajet et chaque créneau de chargement pour réduire les kilomètres à vide et les temps d'attente inutiles.
Passer en mode digital : quel ROI ?
Pour le chargeur
- 40 % à 80 % de gains de productivité administrative sur la gestion des demandes de rendez-vous et la mise à jour du planning.
- Une meilleure organisation des arrivées et des équipes sur les quais.
- 20 % à 50 % de gains de réactivité grâce à une information disponible en temps réel.
- 100 % de traçabilité sur les rendez-vous et les événements associés.
- Des indicateurs fiables pour suivre la performance de mon entrepôt.
Pour le transporteur
- Productivité : moins d'appels et d'emails à envoyer pour organiser mes rendez-vous.
- Visibilité : je connais immédiatement les créneaux disponibles sur les sites où je dois livrer ou charger.
- Efficacité : je peux organiser mes tournées plus facilement et limiter les temps d'attente.
- Fiabilité : je dispose d'une confirmation claire de mes rendez-vous et de leurs éventuelles modifications.
Ces gains de productivité ne sont pas anecdotiques : le secteur du transport routier de marchandises emploie plusieurs centaines de milliers de personnes en France, selon l'Insee, et la moindre heure gagnée sur la gestion administrative des rendez-vous se traduit directement en capacité opérationnelle supplémentaire pour les sites comme pour les transporteurs.
Comment passer le cap du digital ?
La mise en place d'une solution de prise de rendez-vous sur un site logistique est un projet relativement simple.
La plupart des déploiements se font en moins de 15 jours et sans aucun frais de setup.
La première étape consiste à organiser un échange de 10 à 15 minutes avec l'un de nos experts. Cela permet de comprendre le fonctionnement de votre site et de valider la solution la plus adaptée à vos flux.
Une démonstration avec vos équipes opérationnelles permet ensuite de présenter concrètement l'outil, de répondre aux questions et d'impliquer les personnes qui l'utiliseront au quotidien.
Enfin, l'accompagnement au démarrage permet à vos équipes de prendre rapidement leurs marques et de passer progressivement d'un fonctionnement par téléphone, email et Excel à une organisation plus simple, plus fiable et plus collaborative.
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