Facturación de transporte: las claves para ganar en rendimiento logístico

En términos generales, la facturación es vital para cualquier empresa y responde a criterios propios de cada venta.
Cuando se trata de servicios de transporte, algunos de estos criterios corresponden a opciones, y otros a líneas impuestas por la ley o por la propia empresa.
Estas diferentes líneas forman parte de los elementos que deben incluirse en el presupuesto previo a la realización del servicio.
Antes de comprometerse con un transportista, es necesario conocer bien qué es obligatorio y qué no.
Pero gestionar correctamente la facturación del transporte también significa prever y anticipar los costes imprevistos.
¡Aquí te explicamos todo!
Los fundamentos de la facturación de transporte
¿Qué es una factura de transporte?
Una factura de transporte proviene de una empresa que ofrece servicios de transporte.
Puede tratarse de un industrial que vende mercancías y también factura la entrega, pero más a menudo se trata de empresas logísticas especializadas en transporte.
Hablamos, por supuesto, de transportistas, pero también de operadores logísticos o transitarios (agentes de carga), capaces de gestionar flujos multimodales.
¿De qué se compone una factura de transporte?
Cuando contratas con un transportista o con un agente transitario, este factura el servicio una vez finalizado.
Seguramente habrás aceptado un presupuesto previo, que ya incluye lo esencial de la tarificación.
Sin embargo, otros elementos pueden añadirse durante el transporte, especialmente en rutas internacionales que incluyen aduanas o varios modos de transporte.
Algunos de estos costes son previsibles, dependiendo del desarrollo del viaje y de los imprevistos.
Por ejemplo, si la mercancía queda retenida en la aduana porque se ha omitido o mal rellenado un documento, se repercutirán los gastos de inmovilización del vehículo o de almacenamiento, además del coste inicial del transporte.
Del mismo modo, en el transporte marítimo, se pueden aplicar gastos de demoras (demurrage) si no se retiran las mercancías descargadas lo suficientemente rápido.
En general, las facturas de transporte incluyen primero el trayecto realizado, a menudo calculado según los kilómetros recorridos, especialmente en el transporte por carretera.
A esto se añaden los gastos administrativos, la preparación de documentos aduaneros internacionales, el seguro ad valorem cuando hay valor declarado, y por supuesto, el recargo por combustible, que suele aparecer al pie de la factura.
¿Cuáles son las especificidades del sector del transporte?
Entre las características propias del transporte, encontramos:
- Los impuestos y tasas
- El recargo por combustible
- Los peajes y gastos de carretera
- Los recargos por distancia y tiempo
- Los gastos de urgencia
- Los gastos de seguro
- Los costes ligados a normativas específicas
- Los gastos vinculados a eventos excepcionales
Desafíos y retos de la facturación en el transporte
Uno de los principales retos de la facturación en el transporte se relaciona con la gestión del recargo por combustible, que ocupa un papel importante.
El hecho de que los precios del combustible sean muy variables constituye uno de los principales desafíos para las empresas de transporte, ya que impacta significativamente en sus costes operativos.
Para hacer frente a esta inestabilidad, los transportistas establecen mecanismos de gestión del recargo por combustible, ajustando regularmente sus tarifas para reflejar las fluctuaciones del mercado.
No obstante, es importante señalar que los transportistas no son libres de fijar el porcentaje de recargo: deben referirse al índice CNR, que sigue la evolución mensual del precio del petróleo.
Otros desafíos esperan al sector del transporte, en especial la digitalización y la automatización de los procesos de facturación.
La transformación digital ofrece oportunidades considerables para simplificar y optimizar la gestión de la facturación de transporte.
La automatización de tareas manuales, la desmaterialización de facturas y el uso de soluciones de gestión de transporte especializadas permiten a las empresas ganar en eficiencia, reducir costes y minimizar los riesgos de errores.
¿Cómo es un proceso de facturación?
Las etapas clave para facturar un servicio de transporte
La primera etapa de una facturación correcta comienza con una comunicación precisa con el cliente.
A continuación se indican los puntos esenciales que deben definirse para calcular el precio del transporte, y que también figurarán en la factura final:
- Lugares de salida y llegada, con códigos postales, nombres de ciudades y destinatarios.
- Fechas deseadas de ejecución.
- Incoterm aplicable.
- Cantidad de unidades de manipulación, con sus dimensiones y peso.
- Volumen total del envío.
- Gastos de documentos aduaneros.
- Coste del seguro ad valorem, con su valor declarado.
- Impuestos y tasas correspondientes.
- Recargo por combustible.
- Ecoparticipación.
- Contribución sanitaria.
- Importes sin impuestos (HT) y con impuestos (TTC).
La factura se elabora con todos estos elementos, pero para que pueda ser pagada, debe ir acompañada de un documento obligatorio: la carta de porte (o CMR, en el caso de transporte internacional).
Esta carta de porte constituye la prueba de que la entrega se ha efectuado correctamente, ya que lleva la firma del destinatario.
La digitalización de la facturación
La reglamentación francesa obligará próximamente a las empresas a transmitir sus facturas de forma digital.
Las empresas de transporte pueden sacar provecho de esta transición, ya que al adoptar soluciones digitales, pueden simplificar y acelerar la gestión de las facturas.
Los beneficios son numerosos:
- Reducción de los riesgos de error
- Rapidez de transmisión y tratamiento
- Automatización de tareas repetitivas
- y ahorro de tiempo y recursos para centrarse en otras actividades
Además, la digitalización ofrece mayor trazabilidad y transparencia, permitiendo a los clientes seguir en tiempo real el estado de sus facturas y pagos.
Para implementar la digitalización de la facturación, es necesario adoptar software especializado o plataformas en línea dedicadas a la gestión de transacciones.
El software más utilizado sigue siendo el TMS (Transport Management System), que integra todas las actividades relacionadas con el transporte, incluyendo la documentación y la facturación.
Esta herramienta permite crear, enviar y seguir facturas de manera eficiente, al tiempo que facilita la comunicación con los clientes.
La seguridad de los datos se refuerza mediante medidas de protección avanzadas, reduciendo los riesgos de fraude o pérdida de información sensible.
¿Cómo integrar la facturación en la contabilidad?
La integración de la facturación en la contabilidad dentro del sector del transporte garantiza una gestión financiera eficaz y precisa.
Al registrar una factura de transporte en los libros contables, deben seguirse varias etapas y completarse correctamente diferentes elementos.
Desde el punto de vista de la compra, la factura de transporte debe registrarse en las cuentas de proveedores; mientras que, desde el punto de vista de la venta, debe figurar en las cuentas de clientes.
Facturas de transporte: qué registrar
A continuación, los datos que deben ingresarse en el software contable cuando se trata de una compra de transporte:
- Número de factura: para identificarla de forma única.
- Fecha de emisión de la factura.
- Nombre del proveedor: la empresa que prestó el servicio de transporte.
- Importe sin impuestos (HT): total de los servicios antes de aplicar impuestos.
- Tipo de IVA aplicable: atención, puede variar según se trate de transporte nacional o internacional.
- Importe del IVA: calculado según el tipo aplicable.
- Importe total con impuestos (TTC).
- Detalle de los servicios: cantidad, dimensiones, puntos de recogida y entrega, etc.
- Cuenta contable de gasto: donde se imputa el gasto de transporte (por ejemplo, “625 - Compras de transporte de mercancías”).
En cambio, cuando se vende un servicio de transporte, los elementos a registrar son similares, salvo por las diferencias siguientes:
- Nombre del cliente: la empresa que recibió el servicio de transporte.
- Cuenta contable de ingreso: donde se imputa el importe (por ejemplo, “706 - Ventas de transporte de mercancías”).
Desmaterialización: fluidez y automatización de los procesos contables
La desmaterialización tiene un impacto significativo en los procesos contables.
Este método ofrece ventajas claras en términos de eficiencia, trazabilidad y reducción de costes.
Al sustituir las facturas en papel por facturas electrónicas, las empresas de transporte simplifican y aceleran el proceso de registro contable, reduciendo los plazos de tramitación y los riesgos de error.
Además, esta desmaterialización permite una gestión más eficiente de los documentos, facilitando su almacenamiento, búsqueda y archivo.
Su seguridad se refuerza, ya que las facturas electrónicas son seguras e inalterables.
Es, por tanto, una manera de mejorar la productividad de los equipos contables y reducir los costes asociados a la gestión del papel.
¿Por qué Shiptify permite una facturación de transporte eficaz?
Shiptify ofrece una solución digital para la gestión logística de las empresas (ETI y grandes grupos).
Este software, dedicado a la eficiencia operativa de los flujos de mercancías, dispone de una interfaz única que permite la gestión y el control multitransportista mediante su módulo TMS, así como la gestión de muelles y citas en almacén a través de su módulo de gestión de actividad.
La solución desarrollada por Shiptify responde a los retos modernos de la facturación en el transporte, gracias a sus funcionalidades específicas y avanzadas.
Centralización y automatización de los procesos de facturación
Shiptify centraliza todas las facturas de transporte en un único lugar, lo que permite una gestión y un control simplificados, con un seguimiento en tiempo real que ofrece una visión global de los distintos estados de los expedientes de facturación.
La automatización de tareas repetitivas, como la introducción de datos o el cálculo de precios, libera tiempo para los equipos y reduce los riesgos de error.
Comparación y selección rápida de ofertas de transportistas
Shiptify permite lanzar varias consultas a transportistas de manera simultánea, con el objetivo de recibir respuestas a licitaciones y poder comparar precios, plazos o condiciones entre los diferentes proveedores.
Simplificación del control de facturas mediante datos centralizados
Gracias a la centralización de la información, Shiptify simplifica considerablemente la verificación de facturas.
Los equipos pueden identificar fácilmente las discrepancias de precios, verificar la conformidad y aprobar las facturas en solo unos clics.
Funcionalidades específicas de Shiptify para una gestión óptima de las facturas de transporte
- Gestión de los distintos estados de los expedientes de facturación: No Valorado, Por verificar, Con diferencia, Bloqueado y Verificado, indicando cada uno una etapa del proceso, desde la tarificación pendiente hasta la verificación final.
- Gestión de discrepancias de precios: Shiptify facilita el tratamiento de diferencias tarifarias, con la posibilidad de aceptarlas o rechazarlas, siguiendo procedimientos específicos para cada caso.
- Agrupación de órdenes de transporte: Shiptify permite agrupar varios pedidos de transporte en una sola factura, facilitando su control y gestión. También se puede emitir una prefactura para validación del cliente antes de la factura definitiva.
- Modificación de costes de transporte: el sistema permite ajustar los costes operativos cuando sea necesario (por ejemplo, añadir costes adicionales). Además, gestiona los índices mensuales y la fluctuación del recargo por combustible.
En definitiva, Shiptify se posiciona como un verdadero aliado para las empresas logísticas que desean optimizar la gestión de la facturación de transporte.
Gracias a su solución completa e intuitiva, Shiptify permite ganar en eficiencia, reducir costes y mejorar la satisfacción del cliente.