¿Cómo gestionan los profesionales de la logística los costes de forma óptima, manteniendo al mismo tiempo la rapidez y la eficiencia?
Con una gran variedad de opciones disponibles y una estructura de precios cada vez más compleja, identificar la solución más económica requiere un análisis detallado.
En esta guía encontrará los principales métodos para calcular el coste del transporte de mercancías, así como recomendaciones para comparar ofertas, optimizar las operaciones y alinear la estrategia logística con los objetivos presupuestarios de la empresa.
El precio del transporte puede variar en función del modo utilizado, la distancia, el tipo de mercancía, el volumen, el peso, la ocupación, los plazos, los recargos y las condiciones del mercado. Por ello, no existe una única fórmula aplicable a todas las operaciones.
Cálculo del precio del transporte de mercancías: los principales métodos
El precio de un servicio de transporte puede calcularse de diferentes maneras. Entre las más habituales se encuentran:
- la tarificación por peso;
- la tarificación por volumen o peso tasable;
- la tarificación por unidad de carga;
- la tarificación por distancia o por kilómetro;
- la tarifa fija por ruta, servicio o contenedor;
- la cotización personalizada para una operación específica.
El método utilizado depende del modo de transporte, del tipo de mercancía, de la relación contractual con el proveedor y de las características concretas del envío.
Tarificación por peso, volumen o peso tasable
La tarifa por peso puede aplicarse cuando el peso es el principal factor que determina el uso de la capacidad del vehículo o del servicio.
En otros casos, el transportista utiliza el volumen o el peso tasable, que permite comparar el peso real con el peso volumétrico. Se factura el valor que corresponda según las reglas aplicables al modo de transporte y al proveedor.
Este tipo de tarificación puede ser adecuado para:
- envíos pequeños o parciales;
- mercancías ligeras pero voluminosas;
- paquetería y mensajería;
- transportes aéreos;
- servicios de grupaje;
- mercancías cuyo espacio ocupado sea más determinante que su peso real.
Para calcular correctamente el precio, es necesario proporcionar datos fiables sobre el peso, las dimensiones, el número de bultos y el tipo de embalaje.
- Transporte por carretera: el precio puede depender del peso, el volumen, la distancia, la ruta, el tipo de vehículo, el nivel de ocupación, la naturaleza de la mercancía y las condiciones de entrega.
- Transporte marítimo: la tarifa suele calcularse por contenedor, unidad de carga, peso, volumen o tipo de servicio. También pueden aplicarse recargos portuarios, documentales, energéticos o relacionados con el equipo.
- Transporte ferroviario: el precio puede depender del peso, el volumen, la distancia, la unidad de carga, la terminal utilizada, la frecuencia y el tipo de servicio.
- Transporte aéreo: suele utilizarse el peso tasable, que compara el peso real con el peso volumétrico, además de otros factores como el aeropuerto, la urgencia y el tipo de mercancía.
| Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|
| Permite adaptar el precio al peso, volumen o espacio utilizado. | Puede resultar complejo si se aplican diferentes reglas de conversión. |
| Es adecuado para envíos parciales y volúmenes variables. | El precio final puede ser difícil de prever si faltan datos precisos. |
| Facilita la comparación entre determinados tipos de servicio. | Puede incluir mínimos de facturación, recargos o suplementos adicionales. |
¿Cuándo optar por una tarifa fija?
Una tarifa fija se establece para una ruta, un servicio, una unidad de carga o un periodo determinado. El precio no cambia necesariamente con cada variación del peso, siempre que la mercancía y las condiciones se mantengan dentro de los límites acordados.
Este modelo puede ser adecuado para:
- envíos regulares entre los mismos puntos;
- vehículos completos o cargas completas;
- contenedores completos;
- servicios contratados mediante un acuerdo marco;
- rutas con volúmenes y condiciones estables.
Una tarifa fija facilita la previsión presupuestaria, pero debe especificar claramente qué conceptos están incluidos y qué circunstancias pueden generar recargos.
El modo de transporte, la naturaleza de las mercancías, el embalaje, el plazo de entrega, la temporada y la disponibilidad de capacidad pueden influir en el coste final, incluso cuando se parte de una tarifa fija.
Metodologías para calcular el coste del transporte
El cálculo preciso del coste de transporte es esencial para optimizar la logística y gestionar la cadena de suministro.
Además de elegir una base de tarificación, la empresa debe decidir cómo analizar sus costes internos. Pueden distinguirse dos enfoques principales:
- la metodología de costes completos;
- la metodología basada en las condiciones del mercado y en las tarifas disponibles.
Método de costes completos: fundamentos y aplicación
El método de costes completos tiene en cuenta los costes directos e indirectos asociados al transporte de mercancías.
Puede incluir:
- combustible;
- salarios del personal de conducción;
- mantenimiento;
- seguros;
- peajes;
- amortización de vehículos y equipos;
- costes de terminales y almacenamiento;
- costes administrativos;
- costes de gestión y supervisión;
- costes derivados de incidencias o tiempos de espera.
Este método ofrece una visión más completa de la rentabilidad de las operaciones. Es especialmente útil para comparar rutas, modos de transporte, clientes o tipos de servicio.
Ejemplo de aplicación
Si una empresa incurre en los siguientes costes para una serie de envíos:
- 10.000 € de combustible;
- 5.000 € de salarios;
- 2.000 € de mantenimiento;
- 1.000 € de seguros;
- 2.000 € de costes administrativos.
El coste completo asciende a 20.000 €. Si estos envíos permiten transportar 200 toneladas de mercancía a lo largo de 1.000 km, el coste medio será:
20.000 € ÷ (200 toneladas × 1.000 km) = 0,10 €/tonelada-kilómetro
Este indicador debe interpretarse teniendo en cuenta el tipo de mercancía, la ocupación, la distancia, el modo de transporte y los costes incluidos en el cálculo.
Método basado en las condiciones del mercado
Este enfoque analiza las tarifas disponibles en el mercado y su evolución según la oferta, la demanda, la capacidad y las condiciones operativas.
Las tarifas pueden variar en función de:
- los periodos de alta o baja demanda;
- la disponibilidad de vehículos, contenedores o capacidad ferroviaria;
- los precios del combustible y de la energía;
- la congestión de las redes;
- las condiciones meteorológicas;
- las restricciones de circulación;
- la temporada y el sentido de los flujos;
- los desequilibrios entre las zonas de origen y destino.
Por ejemplo, si la capacidad disponible en una ruta marítima se reduce y la demanda aumenta, los precios por contenedor pueden subir. La empresa debe analizar si el incremento está justificado por las condiciones del mercado y si existen alternativas de plazo, ruta o modo de transporte.
Este enfoque no sustituye al análisis de costes completos. Lo complementa, ya que permite comparar el coste interno de una operación con las tarifas que ofrecen los proveedores.
7 estrategias para reducir los costes de transporte
La reducción de costes debe realizarse sin comprometer la seguridad, la calidad del servicio ni el cumplimiento de los plazos acordados. Estas son algunas estrategias aplicables:
1. Optimizar las rutas y la ocupación de los vehículos
Identificar los recorridos más adecuados puede reducir las distancias, los tiempos de tránsito, los peajes y el consumo de combustible.
También es importante aprovechar correctamente la capacidad de los vehículos. Una mayor ocupación puede reducir el coste unitario de los envíos, siempre que no provoque retrasos, daños o una complejidad operativa excesiva.
El uso de software logístico especializado puede ayudar a analizar diferentes alternativas de ruta y ocupación.
2. Evaluar y comparar diferentes tarifas
Las empresas deben comparar las ofertas de varios transportistas cuando las condiciones de la operación lo permitan.
La comparación debe incluir no solo la tarifa principal, sino también:
- recargos;
- peajes;
- combustible;
- tiempos de espera;
- servicios adicionales;
- seguros;
- condiciones de cancelación;
- plazos de pago;
- nivel de servicio.
Esta visión completa permite comparar el coste total y no únicamente el precio inicial de la oferta.
3. Planificar con antelación
Una buena planificación ayuda a evitar los envíos urgentes, que pueden tener tarifas superiores o requerir recursos específicos.
Organizar las expediciones con antelación facilita la consolidación, mejora la disponibilidad de capacidad y permite negociar con mayor margen.
La planificación debe tener en cuenta la demanda prevista, los plazos de preparación, las ventanas de entrega y la capacidad de los transportistas.
4. Consolidar los envíos
Cuando se gestionan varios envíos hacia destinos compatibles, puede ser conveniente consolidarlos.
La consolidación puede reducir el número de viajes y mejorar la utilización de los vehículos o contenedores. Sin embargo, debe garantizarse que los plazos, las condiciones de manipulación y la trazabilidad siguen siendo adecuados.
5. Optimizar el espacio utilizado
Un embalaje adecuado permite aprovechar mejor el espacio disponible y puede reducir el número de bultos o unidades de transporte necesarios.
La optimización debe buscar un equilibrio entre la reducción del volumen, la protección de la mercancía, la facilidad de manipulación y el cumplimiento de los requisitos del transporte.
6. Revisar las facturas de transporte
Las empresas deben revisar periódicamente sus facturas de transporte para detectar:
- errores de tarifa;
- duplicidades;
- recargos no previstos;
- servicios no realizados;
- diferencias entre el precio acordado y el precio facturado;
- errores en el peso, el volumen o la ruta.
Una revisión sistemática puede revelar oportunidades de ahorro y mejorar la calidad de los datos utilizados para futuras cotizaciones.
7. Organizar licitaciones de transporte
Para envíos frecuentes o regulares, puede ser conveniente organizar licitaciones periódicas entre diferentes proveedores de transporte.
Una licitación permite comparar las condiciones de varios proveedores y negociar precios, niveles de servicio, cobertura, capacidad y compromisos de rendimiento.
También puede ser útil solicitar cotizaciones comparativas antes de contratar servicios puntuales o de modificar una ruta.
¿Cómo puede ayudar un TMS a calcular los costes de transporte?
Los sistemas de gestión del transporte (TMS) pueden ayudar a centralizar los datos, planificar las expediciones y analizar los costes.
Un TMS no sustituye necesariamente al sistema contable ni garantiza por sí solo una reducción de costes. Su valor depende de la calidad de los datos, de las integraciones y de los procesos definidos por la empresa.
¿Qué funciones puede ofrecer un TMS?
Según sus funcionalidades, un TMS puede ayudar a:
- analizar los costes por tipo de envío, ruta, cliente y modo de transporte;
- comparar los precios cotizados con los precios contratados y facturados;
- configurar reglas tarifarias y actualizar determinados recargos;
- gestionar solicitudes de cotización y licitaciones;
- seguir los pedidos desde el proveedor hasta el cliente;
- asignar las expediciones a los transportistas adecuados;
- identificar y gestionar incidencias;
- consultar los principales indicadores de rendimiento desde un cuadro de mando.
La disponibilidad de estas funciones depende de la solución, del contrato, de la configuración y de las integraciones con el ERP, el WMS, el sistema contable u otras herramientas de la empresa.
¿Cómo puede reducir costes un TMS?
Un software TMS puede contribuir a controlar los costes de transporte al estructurar la información y automatizar determinadas tareas.
Entre las posibles palancas de ahorro se encuentran:
- reducir la introducción manual de datos;
- mejorar la planificación de las rutas;
- limitar los trayectos con baja ocupación;
- comparar ofertas de diferentes proveedores;
- identificar recargos y desviaciones;
- consolidar expediciones compatibles;
- seguir el cumplimiento de los transportistas;
- detectar errores en las facturas;
- mejorar la previsibilidad de los costes.
El análisis de datos permite identificar oportunidades de mejora, pero los resultados deben medirse comparando los costes y los indicadores antes y después de aplicar las acciones.
Integrar un TMS en la estrategia de transporte
Adoptar un TMS dentro de la estrategia de transporte permite centralizar las órdenes, las cotizaciones, los documentos, los transportistas y los datos de seguimiento.
El TMS de Shiptify puede ayudar a las empresas a gestionar sus operaciones de transporte y a mejorar la visibilidad sobre sus costes, según las funcionalidades contratadas y la configuración de la plataforma.
Las funciones relacionadas con la optimización de rutas, la consolidación, la geolocalización, la inteligencia artificial o la comparación de tarifas deben confirmarse según la versión y el alcance del servicio.
Conclusión
Calcular correctamente el coste del transporte de mercancías requiere analizar el modo de transporte, la ruta, la carga, los plazos, los servicios adicionales y las condiciones del mercado.
La comparación de tarifas debe basarse en el coste total de la operación y no únicamente en el precio inicial. La planificación, la consolidación, la optimización del embalaje, la revisión de las facturas y las licitaciones pueden contribuir a mejorar la eficiencia.
Un TMS puede facilitar este trabajo al centralizar los datos, automatizar determinadas tareas, comparar ofertas y proporcionar indicadores para controlar el rendimiento. Con una metodología adecuada, la empresa puede hacer que sus costes de transporte sean más transparentes, previsibles y controlables.
