Qu’est-ce que la lettre de voiture ?
La lettre de voiture est un document utilisé lors du transport de marchandises. Plus précisément, il s’agit d’un contrat de transport liant l’expéditeur, le donneur d’ordre et le transporteur. Son cadre est défini par le Code du Commerce. La loi exige que ce document soit rédigé avant le transport de la marchandise. Généralement, c’est le transporteur qui prend en charge sa rédaction.
Son usage permet de notifier précisément tous les éléments concernant le contrat de transport de marchandises, et ce, pour toutes les étapes du trajet. Notez que sa présence dans le véhicule transportant la marchandise est obligatoire et peut être demandée à tout moment lors de contrôles des forces de l’ordre.
Les différents types de lettre de voiture
En fonction de la destination (national ou international), la lettre de voiture utilisée sera différente. Ainsi, on en distingue trois types. Au niveau national la lettre de voiture LVN, au niveau international la lettre de voiture CMR, sans oublier la lettre de voiture unique.
LVN
En premier lieu, la Lettre de Voiture Nationale ou LVN concerne les transports réalisés au sein de l’hexagone. La loi définit précisément les obligations concernant sa rédaction. Voici les éléments qui doivent nécessairement y être renseignés :
- L’immatriculation du véhicule
- Le nom du conducteur
- Les noms et coordonnés de l’expéditeur, du donneur d’ordre et du transporteur
- Les renseignements concernant la cargaison (nature, marque, numéro, poids)
- Le tarif de la prestation
- le délai dans lequel la cargaison doit être livrée
- Le montant des pénalités en cas de retard
- Enfin, la lettre doit être datée et signée
Selon la loi, les responsabilités sont partagées. En ce qui concerne le retard potentiel, c’est la responsabilité du donneur d’ordre. Les dommages que pourrait subir la marchandise sont de leur côté imputables au transporteur.
Pensez bien à rédiger votre document au moins en 3 exemplaires : un pour l’expéditeur, un pour le destinataire et un pour le transporteur.
CMR
En 1956, une cinquantaine de pays ont ratifié la Convention de Genève. Les pays de l’Union européenne en font partie. Cet accord a rendu obligatoire la réalisation de CMR (pour Convention de transport de Marchandises par la Route) ou lettre de voiture internationale.
Ainsi, dès lors que votre marchandise arrive ou part d’un pays ayant signé l’accord, la lettre de voiture internationale CMR est une obligation légale et son cadre est fixé par la convention relative au transport international de marchandises par la route.
Dans la forme, les documents diffèrent peu. Par conséquent, les informations restent globalement les mêmes. Néanmoins, il est bien entendu nécessaire de renseigner les informations relatives aux pays de départ et d’arrivée de la marchandise transportée.
En outre, les informations douanières, qui étaient absentes de la lettre de voiture LVN, doivent être ajoutées sur la CMR ou lettre de voiture internationale.
Lettre de voiture unique
Cette dernière vaut pour lettre de voiture nationale ou internationale et peut ainsi être utilisée dans n’importe quel pays ayant ratifié la Convention de Genève. Pour une entreprise de transport réalisant à la fois des transports nationaux et internationaux, c’est le choix le plus simple.
Les différents supports disponibles
Les lettres de voiture peuvent être réalisées sous différents formats. Ainsi, il vous est possible de la réaliser sous format papier ou sous format électronique. En effet, la seule exigence législative est que les informations majeures doivent y être notifiées.
Le format papier
Sous ce format les lettres de voiture doivent être de format A4 ou A5. La loi autorise d’utiliser au choix des carnets vierges, ne comportant pas de signes distinctifs ou au contraire des carnets personnalisés. Dans ce cas, le document peut être prérempli avec le nom et l’adresse du transporteur. En outre, un ensemble de caractéristiques des carnets de lettre de voiture sont entièrement au choix de l'entreprise : en couleurs ou noir et blanc, avec ou sans code barres, etc.
Le format électronique
Il est possible de créer des lettres de voiture sous format électronique au niveau national depuis 1999 et 2008 au niveau international. Il s’agit d’un protocole additionnel à la convention CMR initiale. Ce dernier est entré en vigueur en 2011 puis a été ratifié par la France 5 octobre 2016.
Une lettre de voiture sous format électronique est prise en charge dans de nombreux pays et est parfaitement adaptée à la digitalisation des entreprises. Des qualités évidentes font de la lettre de voiture électronique un incontournable du transport routier de marchandises aujourd’hui.
Les avantages à dématérialiser la lettre de voiture
Quel que soit le type de transport, la lettre de voiture sous format dématérialisé possède de nombreux avantages pour un transporteur routier de marchandises.
Tout d’abord, l’utilisation du format papier a un coût certain pour l’entreprise. Étant donné que chaque transport doit posséder sa lettre de voiture, le coût total finit par devenir prohibitif. De plus, un document papier est vite perdu. Or, la perte de documents de transport peut occasionner des pertes de l’ordre de plusieurs dizaines de milliers d’euros mensuels à une entreprise.
En outre, il existe des soucis fréquents de lisibilités des documents. Ainsi, il n’est pas toujours évident de lire les informations inscrites sur ce document qui est pourtant essentiel à la bonne marche des transactions. Tous ces inconvénients proviennent de la fragilité du support papier.
Grâce à la digitalisation de la lettre de voiture, le transport gagne en efficacité, et le chargeur en visibilité. L’expérience globale et les processus sont plus fluides et tous les acteurs de la chaîne logistique ont la possibilité d’accéder aux informations à tout moment 24h/24 et 7j/7.
La lettre de voiture dématérialisée vous assure de gagner du temps, de l’argent tout en offrant une meilleure expérience à vos clients.
