Comment la prise de rendez-vous optimise l’activité du quai d'entrepôt ?

La gestion du quai d'entrepôt regroupe l’ensemble des activités qui permettent d’organiser les flux entrants et sortants sur un site de production ou un hub de transport. Une gestion efficace vise à garantir la fluidité des rotations des véhicules, réduire les temps d’attente des camions, puis communiquer rapidement et en toute transparence avec le donneur d’ordre ou le fournisseur. Véritable pivot de la supply chain, l’activité d’un quai de livraison influe sur les coûts de transport, contribue à augmenter la productivité de l’entrepôt et la satisfaction client. Mettre en place la prise de rendez-vous comme outil de gestion permet d’optimiser le taux d’occupation d’un quai d'entrepôt en estimant à l’avance les opérations de chargement et de déchargement. Les experts Shiptify vous dévoilent comment un logiciel de prise de rendez-vous peut améliorer votre supply chain et obtenir un excellent ROI.

Les avantages de la prise de rendez-vous pour les quais logistiques

La gestion d’un quai demeure complexe pour de nombreux sites logistiques. Un trop grand nombre de véhicules finit par engorger les allées de circulation, voire aussi celles de stationnement provisoire. Le risque est grand de ne pas pouvoir tout recevoir ou charger au jour prévu, et d’encourir des frais d’attente imposés par les transporteurs. Une mauvaise coordination, un manque d’information ou de documentation peuvent pénaliser les entrepôts en bloquant les activités de chargement ou de déchargement. Ces défauts d’organisation engendrent des ralentissements qui peuvent avoir des conséquences catastrophiques, notamment dans le cadre des approvisionnements en flux tendus avec, par exemple, des arrêts de chaîne.
La gestion des quais d'entrepôt par prise de rendez-vous pallie les dysfonctionnements déjà cités. Mais elle offre également de nombreux avantages, parmi lesquels on trouve :

• une amélioration de la fluidité de circulation : le cadencement dans l’arrivée des véhicules empêche les engorgements sur le site tout comme la congestion des quais et leurs conséquences, les équipes disposent du temps nécessaire pour charger ou décharger les palettes, libérer les zones d’expédition ou de tri et transmettre les informations ;
• l’optimisation des opérations logistiques : le taux d’occupation d’un quai est calibré selon le nombre d’unités de manutention que peuvent traiter les équipes en un temps donné, un système de prise de rendez-vous tient compte de ces temps et peut ajuster la charge de travail, par affection de chaque quai, afin d’obtenir une rotation des camions plus rapide ;
• une réduction des temps d’attente : grâce à la bonne organisation des quais, les camions sont pris à temps, n’attendent plus inutilement et les chargeurs ne se voient plus infliger de frais d’attente ;
• une augmentation de la satisfaction client : les avantages précédents contribuent à une activité efficace de l’entrepôt logistique, à la faveur des clients qui voient les délais de livraison respectés.

Les méthodes de prise de rendez-vous pour la gestion des quais logistiques

Il existe deux façons de prendre les rendez-vous :

1. Manuellement, par un être humain, ou par informatique grâce à un logiciel. La méthode manuelle convient pour les structures traitant peu d’activité, moins d’une dizaine de camions par jour. Un opérateur enregistre les rendez-vous demandés par e-mail, par téléphone ou tout autre moyen, et les note au mieux dans un tableur, au pire sur un cahier. C’est une importante source d’erreurs, comme tout travail réalisé par une personne physique. De plus, la gestion documentaire qui se rapporte aux arrivages ou aux expéditions devient plus contraignante qu’avec un système automatisé.
2. La méthode informatique convient aux sites logistiques de tous volumes. Elle garantit la sûreté des opérations aussi bien que la fluidité de circulation. Les transporteurs prennent directement rendez-vous en ligne, transmettent les documents relatifs à leur chargement dans le cas d’une livraison, ou leur numéro de commande dans le cas d’un enlèvement. Ils reçoivent le protocole de sécurité du site pour le communiquer au conducteur et leur créneau de présentation leur est réservé pour le temps prévu selon le nombre d’unités de manutention. Les exploitants savent à tout moment si leur véhicule est entré sur le site, a été enregistré, à quel quai il a été affecté puis à quelle heure il quitte le site. Quant aux chargeurs, ils sécurisent leurs opérations, car le système les renseigne sur le nom du conducteur ou les plaques d’immatriculation du véhicule qui va se présenter. C’est un excellent moyen de ne pas faire d’erreur sur le fret. Enfin, ils peuvent également extraire les KPI nécessaires au pilotage de l’activité.

Bien choisir son logiciel de prise de rendez-vous logistique

Si vous optez pour un logiciel dédié à la prise de rendez-vous pour les entrepôts logistiques, certains critères seront à prendre en considération : les besoins de l'entreprise, les fonctionnalités du système, puis le budget. Afin de réaliser un choix éclairé, il est préférable de s’interroger sur ces trois aspects en amont.

Les besoins de votre entreprise

Les besoins sont calculés selon le volume des trafics, les types de produits transportés ainsi que les contraintes des transporteurs. Le nombre de quais de chargement / déchargement donne une bonne indication du dimensionnement de l’entrepôt, alors que le nombre de véhicules par jour détermine le volume d’activité. Vous devez savoir combien de camions vous recevez tous les jours, combien d’unités de manutention ils contiennent habituellement et si le fret est dangereux ou réclame un traitement particulier.

Les fonctionnalités du système

Il faut prendre en compte les capacités du logiciel à réserver des créneaux à l’avance, supporter les urgences, établir des KPI, communiquer avec les transporteurs ou les clients, et offrir un niveau de sécurité élevé.

Le budget d’un logiciel de prise de rendez-vous

Vous devrez compter le coût direct du matériel lui-même ainsi que celui de sa maintenance. Parmi les coûts indirects, il faudra compter le coût de la formation des équipes, le temps de non-productivité, etc. Le système sera dimensionné pour répondre exactement à vos besoins et le budget sera établi en conséquence des fonctionnalités supplémentaires que vous demanderez.

Mettre en place la prise de rendez-vous sur les quais logistiques

Une fois que vous aurez franchi les étapes précédentes, vous pourrez instaurer la prise de rendez-vous en ligne. Il sera préférable de commencer par une mise en place progressive. Cela vous permettra de tester le système et de laisser vos équipes se familiariser avec l’outil. Mesurez régulièrement les résultats obtenus par le système afin de constater si les objectifs prévus sont bien atteints.

Pourquoi utiliser Shiptidoc pour la prise de rendez-vous ?

Découvrez comment Shiptidoc se distingue en tant que solution de pointe pour optimiser la prise de rendez-vous sur vos quais d'entrepôt :

• Interface conviviale : Shiptidoc simplifie la planification des opérations de chargement et déchargement pour améliorer la fluidité des quais
• Réduction des temps d'attente : éviter l'engorgement et le temps d'attente grâce à une planification de rendez-vous
• Améliorer le quotidien de vos équipes : lissez la charge de travail sur plusieurs jours pour limiter la fatigue et le stress de vos collaborateurs.
• Satisfaction client accrue : augmentez la satisfaction client en garantissant des délais de livraison respectés et une gestion efficace des quais.

Choisissez Shiptidoc pour une gestion des quais d'entrepôt plus efficace, une optimisation des opérations logistiques et une satisfaction client accrue.