La gestion des flux entrants reste une problématique pour de nombreuses entreprises. Lorsque les approvisionnements des stocks de marchandises ne sont pas optimisés, c’est toute la supply chain qui est déséquilibrée. Des retards, des problèmes de qualité et/ou de quantité, des palettes mal adressées, c’est ce genre d’aléas qui affectent principalement la chaîne d’approvisionnement. Dans les services de réception logistique de marchandises, un planning bien établi en fonction des commandes évite des situations conflictuelles, car la cadence des arrivages ne pénalise pas les équipes, les marchandises sont contrôlées en aspect et en quantité dès la sortie de la remorque, et les palettes correctement adressées dès leurs mises en stocks. L’optimisation de la gestion du planning de réception logistique demeure une solution simple pour pallier les éventuels dysfonctionnements, mais sa mise en œuvre dans une entreprise peut s’avérer compliquée si on ne possède pas les bons outils. On vous explique tout dans cet article.
- Quelles opérations de réception logistique peuvent être optimisées ?
- Comment optimiser la gestion du planning de réception logistique ?
- Quel logiciel choisir pour bien gérer le planning de la réception logistique ?
Quelles opérations de réception logistique peuvent être optimisées ?
Planifier les opérations de transport de la réception logistique recouvre un champ assez vaste, car la supply chain conjugue plusieurs métiers qui travaillent en totale cohésion. Le planning de réception des flux entrants doit répondre aux besoins d’approvisionnement, avec une entrée en stock ou directement en chaîne de production s’il s’agit de flux tendus. Les opérations de réception comprennent :
- l’entrée des camions sur le site logistique ;
- la mise à quai ;
- le contrôle du numéro de commande et des bons de livraison ;
- le déchargement du fret ;
- le contrôle visuel de l’aspect extérieur des palettes ou des colis, puis vérification des étiquettes ;
- le contrôle de la quantité en corrélation avec le bon de livraison ;
- la mise en zone de tri ;
- le tri puis l’entrée en stock informatique ;
- l’édition d’étiquettes d’adressage en entrepôt logistique ;
- le stockage physique dans les racks selon les adresses données ;
- l'information de situation vers le client ou un autre service de l’entreprise.
Ces activités peuvent être optimisées grâce à la transformation des processus, la mise en place de la digitalisation et l’utilisation d’outils spécifiques.
Comment optimiser la gestion du planning de réception logistique ?
Gérer l’arrivée des véhicules
L’engorgement d’un site logistique risque de bloquer les activités de réception et d’expédition des stocks des marchandises. Afin de fluidifier la circulation, il est préférable d’établir un planning de transport précis des flux entrants et sortants à partir des commandes. Une gestion par prise de rendez-vous s’avère l’un des moyens les plus performants pour organiser les approvisionnements. Ce système vous permettra d’instaurer une cadence dans les rotations de véhicules. Pour bien le calibrer, vous devrez estimer un temps moyen de déchargement par nombre de palettes. Concrètement, vous serez en mesure de décharger plus de lots partiels que de lots complets (33 pals).
Un simple tableau peut suffire si vous recevez moins d’une dizaine de camions par jour, mais un logiciel logistique spécifiquement dédié à cette activité vous sera plus utile en apportant une réelle efficience à ce processus. En plus du planning de rendez-vous, vous pouvez également imposer des règles de fonctionnement comme réserver la matinée aux arrivages, alors que l’après-midi sera consacrée aux expéditions. C’est une bonne idée, mais assez peu appréciée des transporteurs, car jugée très contraignante pour les exploitations.
Utiliser les quais
Optimiser l’utilisation des quais d'entrepôt fait partie d’un processus de réception efficace. Il faut tenir compte des taux d’occupation de chaque quai et de l’équipe dédiée au chargement et déchargement des camions. Là encore, vous devrez estimer le temps pris par un arrivage, en comptant aussi bien la vérification des documents que l’extraction même des palettes de marchandises hors de la remorque. Vous pourrez ainsi connaître la capacité de chaque quai de livraison à recevoir un nombre précis de camions en une journée.
Au moment du déchargement, il faudra prévoir une zone de stockage pour la réception afin d’effectuer un tri puis un étiquetage selon adressage, avant l’entrée en stock et la mise sur racks de la marchandise. Enfin, certains produits demandent de suivre une procédure précise, notamment les matières dangereuses, qui doivent respecter des protocoles de sécurité avancés. De même que certaines denrées alimentaires sur zone sanitaire dédiée ou celles nécessitant une température dirigée.
Contrôler les documents et le fret
L’une des activités chronophages, mais primordiale de l'entrepôt, consiste à vérifier les documents de transport, tels que la lettre de voiture, le bon de livraison et parfois aussi le rapport qualité si le produit que vous recevez a subi un contrôle. Il faudra vérifier que le conducteur du camion de transport est bien en possession du protocole de sécurité de votre site. Si tout est en ordre, vous pouvez procéder au déchargement des marchandises, et dans ce cas, il faudra également contrôler le fret lui-même. C’est-à-dire, vérifier que les palettes ne présentent pas de défaut d’aspect qui laisserait penser à une avarie, contrôler les étiquettes de destination au cas où des produits dévoyées se trouveraient dans le lot et enfin compter chaque unité de manutention.
Ces contrôles peuvent être optimisés grâce à un logiciel qui traite les protocoles de sécurité, lit les codes-barres et crée les nouvelles adresses d’entreposage. L’intervention humaine est minimisée, réduisant ainsi les risques d’erreur.
Communiquer avec le client
Lorsque l’arrivage est conforme et que la mise en stock est réalisée, il faut en informer le donneur d’ordre ou le fournisseur. Cette tâche peut être déléguée à un logiciel qui transmettra à vos clients toutes les données liées à sa marchandise en temps réel, sans omission et sans erreurs. Et s’il s’agit de l’un de vos fournisseurs, il sait qu’il peut facturer et clôturer son dossier.
Ce même outil permet également une prise de décision rapide en cas de produits non conformes. Vos clients ou vos fournisseurs pourront réagir immédiatement et éventuellement organiser une réexpédition sans tarder.
Quel logiciel choisir pour bien gérer le planning de la réception logistique ?
Confier la gestion de votre entrepôt à un logiciel, c’est vous assurer d’une qualité professionnelle pour votre réception logistique. Un WMS (Warehouse Management System) traite absolument toutes les activités propres à un entrepôt de stockage. De la réception des produits à leur expédition chez le client, de leur entrée en stock à l’édition des étiquettes de destination, toutes les opérations logistiques et documentaires sont prises en charge par le WMS. Il permet, en outre, un pilotage efficient de l’activité de l’entrepôt en offrant une lecture en temps réel des évènements en cours. Il participe aussi aux prévisions de cette même activité en révélant précisément où et quand déployer les ressources nécessaires.
Vous pouvez également travailler avec un logiciel de prise de rendez-vous afin de fluidifier la circulation sur votre site et la répartition de la charge de travail sur l’équipe. Notre outil, Shiptidoc, est spécialement dimensionné pour les chargeurs ou les logisticiens qui gèrent de nombreuses rotations au quotidien. Le logiciel de prise de rendez-vous Shiptify permet de réserver un créneau de chargement ou de livraison directement en ligne :
- Il communique les protocoles de sécurité aux transporteurs de façon à vous mettre en conformité avec les normes en vigueur sur votre site.
- Il affecte l’arrivée des véhicules aux quais disponibles.
- Il sait calculer le temps d’immobilisation des équipes afin de vous permettre un lissage de l’activité transport.
- Il renseigne en temps réel le tracking de chaque véhicule, cette fonctionnalité est très importante pour les exploitations des transporteurs. Par exemple, il renseigne l’heure d’arrivée exacte du camion, donne le quai d’affectation, puis l’heure de départ. Pour les chargeurs, ce sont des informations qui rentrent dans les KPI, notamment pour les taux d’occupation, et permet de rectifier les plans de réception ou de chargement.
