Solicitudes de Cotización por Correo: El Desafío de las Copias Ocultas
Uno de los grandes clásicos en la logística es la solicitud de cotización por correo electrónico utilizando la copia oculta (CCO) para contactar simultáneamente a varios transportistas. A simple vista, parece una solución práctica y rápida. Sin embargo, en la práctica, suele generar más inconvenientes que beneficios.
Entre los errores más comunes se encuentra el envío del mensaje sin aplicar correctamente la copia oculta, dejando visible la lista completa de destinatarios. En ese momento, todos los transportistas saben que han sido consultados junto con sus competidores, lo cual puede afectar la percepción de transparencia o confidencialidad.
La situación se complica aún más cuando alguno de los destinatarios decide responder a todos con su propuesta. Esto no solo rompe con la confidencialidad de las ofertas, sino que también crea un entorno de poca profesionalidad y desorganización en el proceso de cotización.
Una vez enviada la solicitud —esta vez con copia oculta correctamente aplicada— surge otro problema habitual: la omisión de un dato clave para elaborar el presupuesto, como el peso o el volumen de la mercancía, especialmente relevante en transporte marítimo o aéreo.
Esto obliga a enviar un nuevo correo, nuevamente en copia oculta, a todos los socios involucrados. Una acción que, aunque necesaria, duplica las tareas administrativas y dispersa la comunicación.
Este tipo de gestión consume un tiempo valioso, pero lo más crítico es que reduce la capacidad de reacción. Justamente en un momento en el que se necesita obtener la mejor tarifa... y lo más rápido posible.
✅ ¿Qué cambia con un TMS?
Con un sistema de gestión de transporte (TMS), todo el proceso se transforma. gracias a una libreta de direcciones pre-registradas, el usuario puede seleccionar los puntos de recogida y entrega en tan solo dos o tres clics, ahorrando tiempo y evitando errores manuales.
¿Es necesario ingresar una nueva dirección? no representa ningún problema. gracias a la integración con google maps —como en el caso de Shiptify— es posible buscar y registrar una dirección en segundos, además de añadir instrucciones específicas como “puerta trasera”, “acceso restringido” o “concertar cita previa”.
Y en lo que respecta a la packing list, el sistema ofrece un formulario inteligente, diseñado para completarse de forma rápida e intuitiva. En pocos clics, se puede introducir toda la información necesaria sin recurrir a documentos anexos o correos adicionales.
Pero, sobre todo, el TMS alerta automáticamente si falta algún campo obligatorio —como el volumen, indispensable para una cotización aérea. Esto elimina el riesgo de tener que intercambiar correos adicionales con los transportistas por falta de información. un verdadero ahorro de tiempo, tanto para ellos como para el equipo logístico.
Una vez completada la información, solo queda seleccionar los transportistas a consultar. gracias al historial de operaciones, el TMS sugiere directamente aquellos proveedores que suelen gestionarse para ese tipo específico de flujo. Una funcionalidad inteligente que agiliza aún más el proceso y garantiza la pertinencia de las solicitudes enviadas.
Por supuesto, los transportistas seleccionados forman parte de una red previamente configurada en el TMS, lo que garantiza que cada solicitud se envía únicamente a los socios pertinentes para ese tipo de operación.
Además, no hay riesgo de error en el envío: cada transportista recibe automáticamente un correo personalizado con todos los detalles de la solicitud. A través de un enlace, puede acceder a una página web donde se encuentra el expediente completo y responder con un solo clic.
Y no, el transportista no necesita estar registrado en la plataforma —ni tener una cuenta en shiptify—, solo necesita conexión a internet. una experiencia sencilla, accesible y sin fricciones.
Gracias a esta automatización, completar una solicitud de cotización de principio a fin lleva, en promedio, entre 40 y 60 segundos. nada más. Un cambio radical frente al proceso manual por correo electrónico.
Comparar las respuestas: un proceso manual y desordenado
Una vez enviadas las solicitudes, comienzan a llegar las primeras respuestas por distintos canales: algunas por correo electrónico, otras incluso por WhatsApp o SMS.
El mayor obstáculo aparece cuando los presupuestos vienen en archivos adjuntos, normalmente en formato PDF. Esto obliga a abrir cada correo, descargar el archivo, buscar el dato clave —el precio— y repetir el proceso con cada oferta. Como resultado, las respuestas se acumulan en la bandeja de entrada, mezcladas con cientos de otros mensajes, dificultando enormemente su seguimiento.
En este punto, gestionar las solicitudes implica responder constantemente a preguntas como:
🤪 ¿Debo hacer un seguimiento con los transportistas que aún no han respondido?
🤪 He recibido al menos tres propuestas, tal como exige nuestro procedimiento interno?
🤪 ¿Cuáles son las cotizaciones urgentes que necesito cerrar hoy mismo?
Algunos profesionales recurren a hojas de Excel para recopilar la información y generar un histórico confiable. Aunque útil, este método consume mucho tiempo y no escala fácilmente.
Llegado el momento de comparar y elegir la mejor oferta, la tarea varía según el tipo de transporte. Para el transporte por carretera, el ejercicio es más sencillo: se comparan los costes totales y se selecciona la mejor propuesta, siempre que no esté escondida en un PDF.
Sin embargo, para el transporte aéreo o marítimo, la situación se complica. Analizar las ofertas requiere entender el desglose de cada tramo: pre-transporte, flete principal, post-transporte, aduanas… Y cada proveedor presenta esta información con su propio formato y terminología, lo que vuelve la comparación aún más laboriosa.
En definitiva, un proceso que debería ser ágil y objetivo termina convertido en una tarea larga, propensa a errores y difícil de auditar.
✅ ¿Qué cambia con un TMS?
Gracias al TMS, todas las respuestas se reciben de manera centralizada en una única plataforma, lo que permite comparar las ofertas al instante. no solo se puede ver el precio total o detallado y el tiempo de entrega, sino que también se tiene acceso a información adicional, como la estimación de las emisiones de CO₂ por medio de transporte.
Esto ofrece una visión mucho más completa y ecológica de las opciones disponibles, lo que facilita la toma de decisiones más informadas y responsables.
Además, si es necesario, las cotizaciones pueden compartirse con los equipos de ventas, facilitando una elección conjunta basada en las preferencias del cliente final. esta colaboración eficiente agiliza el proceso y asegura que todos estén alineados en cuanto a las expectativas y requisitos del cliente.
Si se quiere profundizar en los detalles de una oferta, esto se puede hacer sin esfuerzo. el TMS permite comparar cada segmento de la cotización: pre-transporte, transporte principal, post-transporte, aduanas… todo está desglosado de forma clara, lo que permite comprender perfectamente la estructura de costes de cada opción. esto facilita identificar rápidamente quién tiene la oferta más competitiva en cada tramo y quién es el transportista más rápido.
Una vez seleccionada la mejor opción, basta con hacer clic en el transportista elegido para confirmar la orden de transporte. automáticamente, el sistema envía una confirmación por correo electrónico al transportista, simplificando el proceso de comunicación y reduciendo el riesgo de errores humanos.
Lo más interesante es que los demás transportistas también reciben una notificación de que no han sido seleccionados. esto no solo les permite evaluar su tasa de conversión, sino que también evita que sigan trabajando en un pedido que ya ha sido cerrado. un detalle crucial que antes requería más tiempo y esfuerzo, y que ahora se gestiona de manera automática gracias al TMS.
KPIs e historial
Sin un TMS, toda la información de las cotizaciones y las respuestas de los transportistas está almacenada, pero dispersa en la bandeja de entrada. Como resultado, no se cuenta con una base de datos estructurada para elaborar indicadores clave de rendimiento (KPIs) ni para realizar análisis detallados de las operaciones.
Si se quisiera organizar esta información, sería necesario recurrir a un archivo Excel para recopilar todos los datos manualmente. Sin embargo, esto implicaría un esfuerzo considerable que, en el ajetreo del día a día, es difícil de gestionar. El tiempo invertido en organizar y mantener estos documentos actualizados sería un obstáculo significativo para optimizar el proceso logístico.
Implementar un TMS : las cifras (ROI) hablan por sí mismas
PARA EL CARGADOR
🚀 Productividad: Un aumento en la productividad administrativa de entre un 40% y un 80% al registrar solicitudes y comparar respuestas de manera centralizada.
🚀 Gastos de transporte: Un ahorro de entre un 15% y un 25% al seleccionar la oferta más competitiva frente a la media de las demás cotizaciones.
🚀 Reactividad: La reactividad mejora significativamente, con un aumento del 20% al 50%, lo que permite responder más rápidamente a cambios y necesidades.
🚀 Conformidad: Trazabilidad al 100% del proceso de selección de transportistas, asegurando que todo esté documentado y accesible en todo momento.
PARA EL TRANSPORTISTA
🚀 Competitividad: Acceso a la tasa de conversión por cliente en tiempo real, lo que le permite ajustar su estrategia de manera inmediata.
🚀 Productividad: El trabajo se centra únicamente en las solicitudes que siguen abiertas, evitando esfuerzos innecesarios en pedidos que ya han sido cerrados.
🚀 Productividad: Un espacio centralizado para gestionar todos los presupuestos de manera eficiente, con visibilidad completa de las solicitudes de los clientes.
¿Cómo dar el paso hacia lo digital?
Si actualmente se envían solicitudes de cotización por correo electrónico, todas en copia oculta, establecer una cotización digital será extremadamente rápido.
De hecho, este módulo es tan fácil y rápido de configurar que el retorno de la inversión suele ser inmediato. Generalmente, solo se tarda 30 minutos en configurar la cuenta y realizar la primera solicitud.
La información necesaria para empezar es la siguiente:
✅ Una lista de los tipos de soportes (palés, cajas de cartón, big bags, etc.)
✅ Correos electrónicos de los transportistas con los que trabaja habitualmente
✅ La(s) dirección(es) de los sitios de envío habituales
Por supuesto, si se desea, puede contar con el apoyo de uno de nuestros gestores de proyectos para guiarle en el proceso de configuración y asegurarse de que todo se haga correctamente desde el principio.
Y si quieres darme tu opinión, aquí tienes mi dirección de correo electrónico: sandrine@shiptify.es
¿Realiza al menos 3 solicitudes de cotización al día? ¿Se identifica con los correos electrónicos de copia oculta?
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✅ Instalación en 30 minutos
✅ Fácil de usar
✅ No se necesita tarjeta de crédito
