La prise de RDV entrepôt pour des centaines de fournisseurs
Lyreco est une société française leader de la distribution de produits et services pour les entreprises et leurs environnements de travail. La promesse de l’entreprise est la garantie d’une livraison le lendemain pour toute commande passée avant 18H, le tout sur une gamme très large de produits.
Cette qualité de service irréprochable est possible grâce à la présence d’agences d’éclatement régionales proches des clients et alimentées quotidiennement par deux centres de distribution nationaux.
Challenges
Lyreco travaille avec plusieurs centaines de fournisseurs et doit gérer des pics d’activité saisonniers pour certains produits. Avant la mise en place de Shiptify, Lyreco avait déjà mis en place une prise de rendez-vous entrepôt par téléphone.
Les RDV étaient alors enregistrés sur un planning Excel puis partagés quotidiennement avec les équipes des différents entrepôts. Les équipes opérationnelles et approvisionnements n’avaient donc aucune visibilité en temps réel, et étaient dépendantes de la mise à jour quotidienne du fichier dans un sens ou dans l’autre.
Par ailleurs, tout l’affrètement était géré par Excel et téléphone, engendrant des difficultés dans la collecte de données opérationnelles et notamment pour le contrôle facturation.
Solutions
Un portail de prise de RDV en ligne. Le module Shipti-Dock a été déployé sur l’ensemble des sites pour faciliter la prise de RDV. Malgré le très grand nombre de fournisseurs, le déploiement a été très rapide car il suffit d’envoyer un simple lien web à l’ensemble des fournisseurs pour qu’ils commencent à booker leurs créneaux.
Une charge d’activité lissée. La mise en place de la prise de RDV associée au planning garantit désormais un lissage de la charge sur les quais. Shiptify permet également de collecter facilement la donnée (retard, qualité de palettisation, état des colis…) de manière structurée et harmonisée pour évaluer la qualité de service des fournisseurs.
Un échange d’information en temps réel. Enfin, la tour de contrôle Shiptify a permis de mettre en place une meilleure collaboration entre les sites grâce à l’échange d’information en temps réel. Dès qu’un retard est identifié au chargement, les sites de livraison sont informés directement, leur donnant la possibilité de réorganiser éventuellement les tournées.
La standardisation des données. Sur le périmètre affrètement, la mise en place de Shiptify a permis de standardiser les données de l’ensemble des sites logistiques Lyreco. Cela facilite grandement le travail de contrôle facturation. Dans une démarche d’amélioration continue, Lyreco travaille actuellement sur la mise en place de la pré-facturation avec Shiptify.
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